O factură emisă pe un nume scris greșit, un cod fiscal cu două cifre inversate, o adresă veche: fiecare pare un fleac până când documentul e respins sau trebuie stornat. Fișele de parteneri sunt completate de mână, de oameni diferiți. O verificare CUI automată înlocuiește tastarea cu o interogare: introduci codul, iar programul aduce datele din surse publice.
A doua jumătate a problemei e timpul. Datele corecte azi se pot schimba luna viitoare: firma își mută sediul, își modifică situația privind TVA sau devine inactivă. Fără un mecanism care să te anunțe, afli când apare o neplăcere.
Verificare CUI automată în clipa în care adaugi un partener
Primul filtru nici nu are nevoie de internet. Codul de identificare fiscală are o cifră de control, calculată din celelalte, așa că multe greșeli de tastare pot fi prinse pe loc. Abia apoi programul întreabă sursa publică și completează fișa.
Pentru firmele din România, sursa obișnuită sunt serviciile web publice ale ANAF, care întorc date de identificare și informații despre situația fiscală a firmei, de pildă legate de înregistrarea în scopuri de TVA. Pentru partenerii din alte state membre există VIES, sistemul Comisiei Europene prin care se verifică valabilitatea unui cod de TVA. Ce câmpuri sunt disponibile stabilim la început, din documentația curentă a fiecărei surse.
- Completare automată: denumirea și adresa sunt aduse din sursă, nu tastate.
- Blocarea dublurilor: același cod fiscal nu poate fi introdus a doua oară sub alt nume.
- Semnale la introducere: starea găsită în registre e afișată vizibil, înainte de prima comandă.
- Istoricul interogărilor: răspunsul primit se salvează, cu data și ora.
Fișele vechi: curățarea listei de clienți și furnizori
Proiectul începe adesea cu o surpriză: aceeași firmă apare în baza de date de mai multe ori, în scrieri diferite, unele fișe nu au cod fiscal, altele au un cod pe care registrele nu îl recunosc. Înainte de a porni verificarea continuă, trecem toată lista prin sursele publice și scoatem un raport de diferențe.
Corecturile nu se aplică orbește. Diferențele mărunte (o prescurtare, o majusculă) se pot actualiza în masă, cu acordul tău. Cele serioase merg la un om care cunoaște partenerul. Unirea fișelor duble cere atenție, fiindcă de ele atârnă facturi, solduri și istoric de comenzi.
Supravegherea de după: ce s-a schimbat la partenerii tăi
O sarcină programată reia periodic verificarea pentru partenerii activi și compară răspunsul nou cu cel salvat. Când apare o diferență, programul nu modifică nimic pe ascuns: anunță.
Cât de des se reface verificarea și cui îi ajung alertele hotărăști tu. Dacă ai câteva mii de clienți, are sens să îi verifici des pe cei cu comenzi în lucru și mai rar pe ceilalți, ca să nu îneci echipa în notificări. Ce urmează după o alertă ține de procedura ta internă și de sfatul contabilului.
- Schimbare de denumire sau de sediu: fișa se actualizează după confirmare, documentele vechi rămân cum erau.
- Schimbare în situația privind TVA: semnal către contabilitate, care hotărăște ce e de făcut.
- Stare care cere atenție, de exemplu inactivitate: semnal către vânzări, înainte de următoarea factură.
- Sursa nu răspunde: verificarea se reia mai târziu, iar partenerul apare ca „neverificat recent”.
Ce spun registrele și ce nu spun
Verificarea arată ce figurează în sursele publice la momentul interogării. Nu spune dacă partenerul își plătește facturile, dacă are litigii sau cine îl conduce de fapt. Pentru o analiză de risc adevărată ai nevoie de alte surse (situații financiare, informații despre insolvență, rapoarte de la firme specializate) și de judecata unui om.
Mai sunt și limite tehnice. Sursele publice au ritmul lor de actualizare, își pot schimba structura răspunsului și pot fi indisponibile temporar. De aceea nu promitem că sistemul prinde orice problemă. Rostul lui e mai modest și mai util: datele de bază intră corect, iar o schimbare vizibilă în registre nu rămâne neobservată luni la rând.
Unde se leagă: ERP, magazin B2B, formular de cont nou
Construim verificarea ca serviciu mic, separat, cu un API REST (o interfață prin care programele tale îi trimit un cod și primesc răspunsul într-un format standard). Același serviciu deservește astfel fișa de partener din ERP sau CRM, formularul de înregistrare al unui magazin online pentru firme și programul de facturare.
Serviciul ține o memorie temporară a răspunsurilor, ca să nu întrebe sursa de zece ori pentru același cod în aceeași zi, și respectă limitele de utilizare ale fiecărei surse. Într-un magazin WooCommerce pentru firme, cumpărătorul își scrie codul fiscal, iar datele de facturare se completează singure.
Întrebări frecvente
De unde vin datele și cât de actuale sunt?
Din surse publice, în principal serviciile web ale ANAF pentru firmele din România și VIES pentru codurile de TVA din Uniunea Europeană. Prospețimea depinde de fiecare sursă, de aceea fiecare răspuns se salvează împreună cu data interogării.
Poate sistemul să blocheze automat facturarea către o firmă cu probleme?
Tehnic da, dacă definești tu regula. Recomandăm ca la început sistemul doar să avertizeze, iar blocarea să fie hotărâtă de un om. Ce consecințe fiscale are fiecare situație îți explică contabilul.
Se pot verifica și firme din afara țării?
Pentru codurile de TVA din statele membre există VIES. Pentru restul lumii, verificarea automată este de obicei limitată sau contra cost, prin furnizori specializați.
Aceasta este o descriere de proiect-tip: arată cum abordăm de obicei o astfel de lucrare și nu prezintă un proiect făcut pentru un client anume. Fiecare proiect real pornește de la situația firmei tale, iar etapele, termenele și prețul se stabilesc după discuția de început.