Până nu demult, o factură de furnizor sosea pe email sau în plic și cineva știa de ea. Acum poate apărea direct în sistemul național, fără ca omul care a comandat marfa să afle. Un modul de preluare a facturilor din e-Factura aduce documentele în programul firmei la scurt timp după ce apar și le pune în fața celor care trebuie să le vadă: achiziții, gestiune, contabilitate.
Descărcarea e partea ușoară. Miza e ce urmează: recunoști furnizorul, găsești comanda, compari cantitățile cu ce a intrat în depozit și afli din timp dacă ți s-a facturat ceva ce nu ai cerut.
Cutia poștală pe care nu o deschide nimeni
Într-o firmă cu mulți furnizori, facturile primite ajung să fie verificate în salturi: cineva intră în Spațiul Privat Virtual când își amintește, descarcă arhive și retastează datele în programul de gestiune. Între timp marfa a fost recepționată pe baza avizului, iar documentul oficial nu l-a văzut nimeni de la achiziții.
De aici apar necazuri tipice: facturi înregistrate de două ori (o dată din PDF-ul sosit pe email, o dată din sistem), prețuri diferite de cele negociate, observate abia la plată, și facturi emise din greșeală pe codul tău fiscal de firme cu care nu lucrezi. Cum se procedează în fiecare caz te lămurește contabilul; programul are rolul să ți le arate la timp.
Preluare facturi e-Factura în trei mișcări: descarcă, citește, potrivește
Modulul interoghează periodic sistemul prin interfața de programare a ANAF, descarcă tot ce a apărut nou și păstrează fișierele originale exact cum au sosit. Apoi citește XML-ul: furnizor, număr, date, linii cu cantități, prețuri și cote de TVA. Formatul fiind structurat, nu e nevoie de recunoaștere de text ca la un PDF scanat.
Urmează potrivirea. Factura e pusă lângă comanda de achiziție și lângă nota de recepție, iar programul compară cele trei documente. Ce se potrivește în limitele alese de tine merge mai departe. Restul se oprește, cu diferența scrisă clar.
- Furnizorul: recunoscut după codul fiscal din factură.
- Comanda: găsită după numărul trecut pe factură sau după produse și perioadă.
- Recepția: cantități facturate față de cantități intrate în gestiune.
- Prețul: cel facturat față de cel din comandă, cu o toleranță aleasă de tine.
- Facturile neașteptate și dublurile: furnizor necunoscut, nicio comandă deschisă sau un număr deja înregistrat.
Cine aprobă ce: circuitul de după potrivire
Circuitul de aprobare îl desenăm după cum decideți voi în realitate. Închipuie-ți că ai trei puncte de lucru și un director financiar: facturile potrivite perfect merg direct la contabilitate, cele cu diferențe ajung la omul care a lansat comanda, iar cele peste o valoare aleasă de tine cer a doua semnătură.
Aprobatorul primește factura, comanda și recepția alăturate și poate aproba, respinge sau cere lămuriri. Totul se scrie într-un istoric, iar când cineva lipsește, sarcina trece la înlocuitorul stabilit.
La capăt, factura aprobată se exportă către programul de contabilitate, cu conturile sau centrele de cost propuse după reguli agreate cu contabilul. Înregistrarea o validează el.
De la lista de furnizori la primele facturi reale
Începem cu ce ai deja: lista de furnizori, felul în care arată comenzile și recepțiile, programul de contabilitate care primește rezultatul. Achizițiile făcute fără comandă scrisă (utilități, chirii, abonamente) primesc un traseu separat, cu aprobare directă.
Serviciul de descărcare rulează în fundal, pe server, scris de obicei în Python sau în PHP cu Laravel. Cu gestiunea și contabilitatea se leagă prin API acolo unde programele au unul (o cale oficială prin care alt program le citește și le scrie datele) sau prin fișiere de import.
- Discuția de pornire: cu achizițiile, gestiunea și contabilul la aceeași masă.
- Regulile de potrivire: ce înseamnă „la fel”, ce toleranțe accepți, ce se oprește întotdeauna.
- Proba: câteva zeci de facturi deja primite, trecute prin sistem.
- Pornirea treptată: întâi descărcare și semnalare, apoi potrivire, la urmă export.
Ce nu poate hotărî programul în locul tău
Potrivirea automată funcționează atât de bine cât sunt de ordonate comenzile. Dacă jumătate din achiziții se fac la telefon, sistemul va semnala jumătate din facturi drept neașteptate, pe bună dreptate. Rezolvarea ține de disciplina internă, nu de cod.
Programul nu știe nici dacă o factură e corectă fiscal sau dacă trebuie contestată: îți arată că există o problemă și cui îi aparține. Nici ca arhivă nu e bine să te bazezi pe sistemul național. Copiile descărcate se păstrează la tine, iar cât timp și în ce formă stabilești cu contabilul.
Întrebări frecvente
Se pot aduce și facturile primite înainte de instalarea sistemului?
În măsura în care mai sunt disponibile pentru descărcare în sistemul național, da; restul se pot importa din ce ai deja salvat. Cât timp rămân facturile acolo verificăm la momentul proiectului, fără presupuneri.
De ce depinde costul unui astfel de sistem?
În principal de numărul programelor cu care trebuie să vorbească (gestiune, contabilitate, eventual ERP) și de cât de complicat e circuitul de aprobare. Regulile de potrivire și excepțiile ocupă cea mai mare parte din lucru.
Ce se întâmplă cu facturile care mai vin pe email, în PDF?
Pot intra în același circuit, încărcate de mână sau preluate dintr-o adresă de email dedicată. Sistemul le compară cu ce a sosit prin e-Factura, ca să nu fie înregistrate de două ori.
Aceasta este o descriere de proiect-tip: arată cum abordăm de obicei o astfel de lucrare și nu prezintă un proiect făcut pentru un client anume. Fiecare proiect real pornește de la situația firmei tale, iar etapele, termenele și prețul se stabilesc după discuția de început.