Fino a poco tempo fa, la fattura di un fornitore arrivava per email o in busta e qualcuno ne era al corrente. Oggi può comparire direttamente in e-Factura, il sistema nazionale romeno di fatturazione elettronica, senza che chi ha ordinato la merce lo venga a sapere. Un modulo che acquisisce le fatture da e-Factura porta i documenti nel programma dell’azienda poco dopo la loro comparsa e li mette davanti a chi deve vederli: acquisti, magazzino, contabilità.
Scaricare è la parte facile. Quello che conta viene dopo: riconoscere il fornitore, trovare l’ordine, confrontare le quantità con ciò che è entrato in magazzino e scoprire per tempo se ti è stato fatturato qualcosa che non hai chiesto.
La cassetta della posta che nessuno apre
In un’azienda con molti fornitori, le fatture ricevute finiscono per essere controllate a singhiozzo: quando se ne ricorda, qualcuno entra nello Spațiul Privat Virtual, il portale online dell’ANAF (l’agenzia fiscale romena), scarica gli archivi e ribatte i dati nel gestionale. Nel frattempo la merce è stata ricevuta sulla base della bolla di consegna, e il documento ufficiale non l’ha visto nessuno dell’ufficio acquisti.
Da qui nascono guai tipici: fatture registrate due volte (una dal PDF arrivato per email, una dal sistema), prezzi diversi da quelli concordati, notati solo al momento del pagamento, e fatture intestate per errore al tuo codice fiscale da aziende con cui non lavori. Come comportarti in ciascun caso te lo chiarisce il commercialista; il programma ha il compito di mostrarteli in tempo.
Ricezione fatture e-Factura in tre mosse: scarica, leggi, abbina
Il modulo interroga periodicamente il sistema attraverso l’interfaccia di programmazione dell’ANAF, scarica tutto ciò che è comparso di nuovo e conserva i file originali esattamente come sono arrivati. Poi legge l’XML: fornitore, numero, date, righe con quantità, prezzi e aliquote IVA. Poiché il formato è strutturato, non serve il riconoscimento del testo come per un PDF scansionato.
Segue l’abbinamento. La fattura viene affiancata all’ordine d’acquisto e alla nota di ricevimento merce, e il programma confronta i tre documenti. Ciò che corrisponde entro i limiti scelti da te prosegue. Il resto si ferma, con la differenza indicata in chiaro.
- Il fornitore: riconosciuto dal codice fiscale indicato in fattura.
- L’ordine: trovato dal numero riportato in fattura oppure in base a prodotti e periodo.
- Il ricevimento merce: quantità fatturate rispetto a quantità entrate in magazzino.
- Il prezzo: quello fatturato rispetto a quello dell’ordine, con una tolleranza scelta da te.
- Le fatture inattese e i duplicati: fornitore sconosciuto, nessun ordine aperto oppure un numero già registrato.
Chi approva che cosa: l’iter dopo l’abbinamento
L’iter di approvazione lo disegniamo in base a come decidete davvero. Immagina di avere tre sedi operative e un direttore finanziario: le fatture abbinate alla perfezione vanno direttamente in contabilità, quelle con differenze arrivano a chi ha emesso l’ordine, e quelle sopra un importo scelto da te richiedono una seconda firma.
Chi approva riceve fattura, ordine e ricevimento merce affiancati e può approvare, respingere o chiedere chiarimenti. Tutto viene scritto in uno storico e, quando qualcuno è assente, il compito passa al sostituto designato.
Alla fine, la fattura approvata viene esportata verso il programma di contabilità, con i conti o i centri di costo proposti secondo regole concordate con il commercialista. La registrazione la convalida lui.
Dall’elenco dei fornitori alle prime fatture reali
Partiamo da quello che hai già: l’elenco dei fornitori, il modo in cui sono fatti ordini e ricevimenti merce, il programma di contabilità che riceve il risultato. Gli acquisti fatti senza ordine scritto (utenze, affitti, abbonamenti) seguono un percorso a parte, con approvazione diretta.
Il servizio di download gira in background, sul server, e di solito è scritto in Python o in PHP con Laravel. Con il gestionale e con la contabilità si collega tramite API, dove i programmi ne hanno una (un canale ufficiale attraverso cui un altro programma legge e scrive i loro dati), oppure tramite file di importazione.
- L’incontro iniziale: con acquisti, magazzino e commercialista allo stesso tavolo.
- Le regole di abbinamento: che cosa significa «uguale», quali tolleranze accetti, che cosa si ferma sempre.
- La prova: qualche decina di fatture già ricevute, fatte passare dal sistema.
- L’avvio graduale: prima download e segnalazione, poi abbinamento, per ultimo l’export.
Quello che il programma non può decidere al posto tuo
L’abbinamento automatico vale quanto la cura con cui sono tenuti gli ordini. Se metà degli acquisti si fa al telefono, il sistema segnalerà metà delle fatture come inattese, e a ragione. La soluzione sta nella disciplina interna, non nel codice.
Il programma non sa nemmeno se una fattura è corretta dal punto di vista fiscale o se va contestata: ti mostra che c’è un problema e a chi fa capo. E non conviene nemmeno affidarsi al sistema nazionale come archivio. Le copie scaricate si conservano da te; per quanto tempo e in che forma lo stabilisci con il commercialista.
Domande frequenti
Si possono recuperare anche le fatture ricevute prima dell’installazione del sistema?
Sì, nella misura in cui sono ancora disponibili per il download nel sistema nazionale; le altre si possono importare da ciò che hai già salvato. Per quanto tempo le fatture restino lì lo verifichiamo al momento del progetto, senza dare nulla per scontato.
Da che cosa dipende il costo di un sistema di questo tipo?
Soprattutto dal numero di programmi con cui deve dialogare (gestionale, contabilità, eventualmente ERP) e da quanto è complicato l’iter di approvazione. Le regole di abbinamento e le eccezioni occupano la parte più grande del lavoro.
Che cosa succede alle fatture che arrivano ancora per email, in PDF?
Possono entrare nello stesso iter, caricate a mano o prelevate da un indirizzo email dedicato. Il sistema le confronta con ciò che è arrivato tramite e-Factura, così non vengono registrate due volte.
Questa è la descrizione di un progetto tipo: mostra come affrontiamo di solito un lavoro di questo genere e non presenta un progetto realizzato per un cliente specifico. Ogni progetto reale parte dalla situazione della tua azienda; fasi, tempi e prezzo si definiscono dopo il primo colloquio.