Quando digiti «scadenzario fiscale», il più delle volte cerchi un elenco di date. In realtà quello che ti manca è altro: sapere chi si occupa di ogni scadenza, se se n’è occupato e dov’è la prova. Un elenco stampato non chiama nessuno e non ricorda nulla.
Per questo costruiamo lo scadenzario come applicazione di lavoro, non come tabella. E diciamo subito che cosa non è: non conosce la legge. Le scadenze, la periodicità e gli adempimenti che si applicano a ciascuna azienda li inserisce e li aggiorna il commercialista. L’applicazione fa in modo che non vengano dimenticati.
Scadenzario fiscale: chi scrive le scadenze e chi le cambia
La tentazione è chiedere un programma che «sa da solo» che cosa devi presentare. Non costruiamo niente del genere e ti consigliamo prudenza con chiunque lo prometta. Gli adempimenti cambiano da un’azienda all’altra, e le regole vengono modificate. Una scadenza sbagliata, mostrata con sicurezza, è più pericolosa della sua assenza.
Nell’applicazione il commercialista lavora con modelli: definisce un adempimento una sola volta (nome, periodicità, regola per i giorni non lavorativi, passaggi da seguire) e lo assegna alle aziende a cui si applica. Quando cambia qualcosa, modifica il modello, e l’applicazione gli mostra quali aziende sono interessate e gli chiede di confermare. Ogni modifica resta nello storico.
Un nome, un sostituto e tre domande per ogni scadenza
Una scadenza senza responsabile non è di nessuno. Per questo ogni adempimento risponde a tre domande: chi lo prepara, chi lo verifica e chi subentra se il primo è assente. Per un imprenditore con un commercialista esterno, la divisione è di solito semplice: tu mandi i documenti entro una data interna, lui si occupa della presentazione. L’applicazione segue entrambe le metà.
La cadenza dei messaggi la sceglie ogni team. Se sono troppi finiscono ignorati e servono quanto nessun messaggio, quindi cominciamo con pochi e ne aggiungiamo solo dove se ne dimostra il bisogno.
- Promemoria scaglionati: in anticipo per la preparazione, poi più frequenti man mano che la scadenza si avvicina.
- Scadenze interne: la data entro cui i documenti devono arrivare al commercialista, distinta dalla scadenza ufficiale.
- Escalation: se nessuno conferma, il messaggio sale al responsabile del team o all’amministratore.
- Canali: email, notifica sul telefono e, su richiesta, sottoscrizione dal calendario che usi già.
La prova della presentazione, allegata dove qualcuno la cercherà tra un anno
Un adempimento spuntato a memoria non vale molto. Alla chiusura l’applicazione chiede un documento: la ricevuta, la conferma di ricezione, l’ordine di pagamento o un’altra prova che il commercialista ritiene adeguata. Il file resta collegato alla sua scadenza, all’azienda e al periodo a cui si riferisce.
Quando arriva una domanda, da un socio, dalla banca o durante un controllo, la risposta si trova in fretta: che cosa è stato presentato, quando, da chi e con quale conferma. Qui si annotano anche le eccezioni: una rettifica, un ritardo e il suo motivo.
Uno studio contabile, decine di aziende, una sola schermata
Per uno studio contabile la difficoltà sta nei volumi. Lo stesso adempimento si ripete per molte aziende, e il lavoro è diviso tra più persone. La vista d’insieme mostra tutti gli adempimenti del periodo scelto, raggruppati come ti serve: per scadenza, per commercialista, per stato.
Se un collega va in ferie a metà mese, il manager filtra per il suo nome, vede che cosa ha di aperto e riassegna le attività, e da quel momento in poi le notifiche arrivano ai nuovi responsabili. Le aziende seguite possono avere un accesso limitato ai propri dati: vedono quali documenti vengono loro richiesti, li caricano e seguono l’avanzamento.
- Cruscotto del team: il carico di lavoro di ciascun commercialista nel periodo successivo.
- Scheda dell’azienda: gli adempimenti che le si applicano, con il loro storico.
- Report: che cosa è stato chiuso in tempo, che cosa ha subito ritardi e con quale motivo annotato.
La tecnologia dietro le quinte e il passaggio dalla tabella all’applicazione
Di solito scriviamo l’applicazione in Laravel, un framework PHP adatto a ruoli, attività ricorrenti e notifiche. I promemoria partono da uno scheduler che gira sul server, quindi non dipendono dal fatto che qualcuno abbia l’applicazione aperta. Per i calendari personali usiamo iCalendar, il formato con cui Google Calendar, Outlook e altri programmi possono sottoscrivere un calendario esterno. Questi programmi recepiscono le modifiche con i loro tempi, a volte con qualche ora di ritardo, perciò gli avvisi importanti partono dall’applicazione, non dal calendario.
Il lavoro comincia dal tuo elenco attuale, comunque sia fatto. Lo trasformiamo insieme in modelli, il commercialista li verifica, poi l’applicazione gira per un certo periodo in parallelo al vecchio metodo. Se hai una sola azienda e poche scadenze, un normale calendario con gli avvisi, tenuto con disciplina, può bastare.
Domande frequenti
L’applicazione si aggiorna da sola quando cambia la normativa?
No, ed è una scelta consapevole. Scadenze e adempimenti li modifica solo il commercialista, che è la persona in grado di interpretare le regole. L’applicazione gli mostra tutte le aziende interessate da una modifica e gli chiede conferma.
Posso usare lo scadenzario se ho un commercialista esterno?
Sì, anzi è proprio la situazione in cui la distinzione tra scadenze interne e scadenze ufficiali ha più senso. Conviene parlarne con lui fin dall’inizio, perché l’applicazione cambia anche il suo modo di lavorare.
Da che cosa dipende il prezzo di un’applicazione di questo tipo?
Dal numero di ruoli e di aziende, dalla presenza di un portale per le aziende seguite e dai collegamenti con altri programmi. Una versione per una sola azienda è molto più semplice di una per uno studio con più commercialisti.
Questa è la descrizione di un progetto tipo: mostra come affrontiamo di solito un lavoro di questo genere e non presenta un progetto realizzato per un cliente specifico. Ogni progetto reale parte dalla situazione della tua azienda; fasi, tempi e prezzo si definiscono dopo il primo colloquio.