L’agente di vendita rientra dalla trasferta con una busta di scontrini: carburante, parcheggio, un pranzo con un partner. Li incolla su un foglio, compila un modulo, lo lascia sulla scrivania del responsabile e aspetta. La versione di oggi si chiama, in breve, app note spese: la stessa persona fotografa lo scontrino nel parcheggio, e il resto dell’iter si svolge senza carte che girano per l’azienda.
A guadagnarci di più sono, di solito, due persone: il dipendente, che recupera prima i suoi soldi, e la persona della contabilità che altrimenti, a fine mese, decifra scontrini sbiaditi.
Lo scontrino termico, la busta e la fine del mese
La carta termica sbiadisce. Uno scontrino tenuto un mese nel cassetto del cruscotto diventa spesso illeggibile proprio sulla riga dell’importo. Altri scontrini vanno persi. E quando tutte le note spese arrivano negli ultimi giorni del mese, l’approvazione diventa una formalità, perché nessuno ha più il tempo di guardarle.
C’è poi la domanda di ogni nuovo assunto: che cosa posso mettere in nota spese? Se la risposta sta in un regolamento che nessuno ha letto, arrivano spese respinte e discussioni spiacevoli. Una buona applicazione mostra la regola a chi inserisce la spesa, nel momento in cui la inserisce.
Che cosa succede tra la foto e il rimborso
Il dipendente fotografa il documento e sceglie, se serve, la trasferta o il progetto a cui si riferisce. L’immagine passa dal riconoscimento ottico dei caratteri (OCR, cioè la lettura automatica del testo in una foto) e l’applicazione propone data, importo ed esercente. Il dipendente controlla, corregge ciò che è sbagliato e invia.
Chi approva non riceve una pila di carte, ma un elenco che scorre dal telefono. Può approvare tutto, respingere una singola spesa indicando il motivo oppure chiedere un chiarimento.
- L’acquisizione: foto scattata dall’applicazione o file ricevuto per email.
- L’estrazione dei dati: importo, data, emittente, con i valori incerti evidenziati per la verifica.
- La categoria: carburante, alloggio, trasporti, rappresentanza e le altre categorie che usi.
- La nota spese: le spese di una trasferta riunite in un unico documento, da cui si sottrae l’anticipo ricevuto.
- Il pagamento: l’elenco degli importi da rimborsare, pronto per chi esegue i pagamenti.
Le regole dell’azienda, scritte nell’applicazione e non in un regolamento dimenticato
Ogni azienda ha le sue abitudini: quali categorie esistono, chi approva chi, quali spese richiedono una giustificazione scritta, da quale importo serve una seconda approvazione. Tutto questo lo configura il tuo amministratore, senza programmatore. I valori li scegli tu, insieme al commercialista; l’applicazione non arriva con limiti preimpostati.
Quando una spesa esce dalla regola, l’applicazione non la blocca per forza. La segnala e chiede una spiegazione. Un tecnico si ferma per la notte in una città dove non era previsto: l’alloggio compare come spesa fuori regola, lui scrive il motivo, il responsabile approva con cognizione di causa.
C’è un limite che diciamo a chiare lettere: l’applicazione non decide il trattamento fiscale. Se una spesa è deducibile, in che misura e con quali documenti lo stabilisce il commercialista. L’applicazione gli fornisce le informazioni in ordine, perché possa decidere in fretta.
App note spese sul telefono: dal browser, senza passare dagli store
Nella maggior parte dei casi consigliamo una progressive web app: un sito che si comporta come un’applicazione, si può aggiungere allo schermo del telefono, usa la fotocamera e funziona sia su Android sia su iPhone, senza pubblicazione negli store. Tra i due sistemi ci sono differenze (nelle notifiche e nel funzionamento senza segnale), che proviamo sui telefoni del team. Se le tue persone lavorano spesso in zone senza segnale, parliamo del salvataggio locale delle spese e del loro invio quando l’applicazione viene riaperta con il segnale.
La parte server la scriviamo di solito in Laravel. Per l’estrazione dei dati si possono usare motori OCR installati sul proprio server oppure servizi specializzati in scontrini e fatture; la scelta dipende dai risultati sui tuoi documenti reali e dal luogo in cui accetti che vengano elaborate le immagini. Verso la contabilità parte un export nel formato richiesto dal programma del commercialista.
Come capire se l’applicazione fa il suo lavoro
Il più delle volte un progetto del genere inciampa sull’adozione, non sulla tecnica. Se l’applicazione richiede più passaggi del modulo cartaceo, le persone tornano alla busta. Per questo proviamo le prime versioni con due o tre dipendenti fuori sede, sui loro telefoni, e accorciamo il percorso finché inserire uno scontrino significa scattare la foto e fare una breve verifica.
Se gli scontrini originali vadano ancora conservati dopo la foto è una domanda per il commercialista, e la sua risposta viene riportata nelle istruzioni dell’applicazione. Il resto si vede nei dati.
- Il tempo di inserimento: quanto in fretta la spesa arriva nell’applicazione.
- Il tempo di approvazione: dove si fermano le note spese e presso chi.
- Le correzioni manuali: quanta parte di ciò che propone la lettura automatica va cambiata.
Domande frequenti
L’applicazione legge correttamente qualsiasi scontrino?
No. Gli scontrini stropicciati, sbiaditi o fotografati al buio si leggono male, e i documenti scritti a mano quasi per niente. Per questo i dati estratti vengono mostrati come proposta, e il dipendente li conferma prima dell’invio.
Si può collegare al programma paghe o alla contabilità?
Sì, tramite file di esportazione oppure direttamente, se il programma in questione ha un’interfaccia di programmazione. Quali campi partono e in che formato si stabilisce con il commercialista, in base al programma che usa.
Conviene un’applicazione su misura per un team piccolo?
Per poche persone con poche trasferte, un prodotto già pronto, in abbonamento, è di solito la scelta migliore. Lo sviluppo su misura si giustifica quando le tue regole di approvazione sono particolari o quando i dati devono arrivare in programmi che i prodotti standard non conoscono.
Questa è la descrizione di un progetto tipo: mostra come affrontiamo di solito un lavoro di questo genere e non presenta un progetto realizzato per un cliente specifico. Ogni progetto reale parte dalla situazione della tua azienda; fasi, tempi e prezzo si definiscono dopo il primo colloquio.