Verifica CUI automatica: i dati dei partner presi da fonti pubbliche

Una fattura intestata a un nome scritto male, un codice fiscale con due cifre invertite, un indirizzo vecchio: ognuno sembra un’inezia finché il documento non viene respinto o va stornato. Le schede dei partner sono compilate a mano, da persone diverse. Una verifica CUI automatica (il CUI è il codice di identificazione fiscale romeno) sostituisce la digitazione con un’interrogazione: inserisci il codice e il programma recupera i dati da fonti pubbliche.

L’altra metà del problema è il tempo. I dati corretti oggi possono cambiare il mese prossimo: l’azienda sposta la sede, cambia la propria situazione ai fini IVA o diventa inattiva. Senza un meccanismo che ti avvisi, lo scopri quando arriva una grana.

Verifica CUI automatica nel momento in cui aggiungi un partner

Il primo filtro non ha nemmeno bisogno di internet. Il codice di identificazione fiscale ha una cifra di controllo, calcolata a partire dalle altre, quindi molti errori di digitazione si possono intercettare all’istante. Solo dopo il programma interroga la fonte pubblica e compila la scheda.

Per le aziende romene, la fonte abituale sono i servizi web pubblici dell’ANAF, l’agenzia fiscale romena, che restituiscono dati identificativi e informazioni sulla situazione fiscale dell’azienda, per esempio relative alla registrazione ai fini IVA. Per i partner di altri Stati membri esiste VIES, il sistema della Commissione Europea con cui si verifica la validità di un numero IVA. Quali campi siano disponibili lo stabiliamo all’inizio, in base alla documentazione aggiornata di ciascuna fonte.

• Compilazione automatica: denominazione e indirizzo arrivano dalla fonte, non dalla tastiera.
• Blocco dei duplicati: lo stesso codice fiscale non può essere inserito una seconda volta sotto un altro nome.
• Avvisi all’inserimento: lo stato trovato nei registri è mostrato in evidenza, prima del primo ordine.
• Storico delle interrogazioni: la risposta ricevuta viene salvata, con data e ora.

Le schede vecchie: la pulizia dell’elenco di clienti e fornitori

Il progetto comincia spesso con una sorpresa: la stessa azienda compare nel database più volte, scritta in modi diversi, alcune schede non hanno il codice fiscale, altre hanno un codice che i registri non riconoscono. Prima di avviare la verifica continua, facciamo passare l’intero elenco dalle fonti pubbliche e ne ricaviamo un report delle differenze.

Le correzioni non si applicano alla cieca. Le differenze minime (un’abbreviazione, una maiuscola) si possono aggiornare in blocco, con il tuo consenso. Quelle serie vanno a una persona che conosce il partner. L’unione delle schede doppie richiede attenzione, perché a quelle schede sono legati fatture, saldi e storico degli ordini.

Il monitoraggio successivo: che cosa è cambiato presso i tuoi partner

Un’attività pianificata ripete periodicamente la verifica per i partner attivi e confronta la nuova risposta con quella salvata. Quando emerge una differenza, il programma non modifica nulla di nascosto: avvisa.

Ogni quanto ripetere la verifica e a chi far arrivare gli avvisi lo decidi tu. Se hai qualche migliaio di clienti, ha senso verificare spesso quelli con ordini in corso e più di rado gli altri, per non sommergere il team di notifiche. Che cosa fare dopo un avviso dipende dalla tua procedura interna e dal parere del commercialista.

• Cambio di denominazione o di sede: la scheda si aggiorna dopo la conferma, i documenti vecchi restano com’erano.
• Cambio nella situazione ai fini IVA: segnalazione alla contabilità, che decide il da farsi.
• Stato che richiede attenzione, per esempio l’inattività: segnalazione alle vendite, prima della fattura successiva.
• La fonte non risponde: la verifica viene ripetuta più tardi, e il partner compare come «non verificato di recente».

Che cosa dicono i registri e che cosa non dicono

La verifica mostra ciò che risulta nelle fonti pubbliche al momento dell’interrogazione. Non dice se il partner paga le fatture, se ha contenziosi o chi lo dirige davvero. Per una vera analisi del rischio servono altre fonti (bilanci, informazioni sull’insolvenza, report di società specializzate) e il giudizio di una persona.

Ci sono anche limiti tecnici. Le fonti pubbliche hanno i loro tempi di aggiornamento, possono cambiare la struttura della risposta e possono essere temporaneamente non disponibili. Per questo non promettiamo che il sistema intercetti ogni problema. Il suo scopo è più modesto e più utile: i dati di base entrano corretti, e una variazione visibile nei registri non passa inosservata per mesi interi.

Dove si collega: ERP, negozio B2B, modulo per un nuovo account

Costruiamo la verifica come un piccolo servizio separato, con un’API REST (un’interfaccia attraverso cui i tuoi programmi gli inviano un codice e ricevono la risposta in un formato standard). Lo stesso servizio serve così la scheda del partner nell’ERP o nel CRM, il modulo di registrazione di un negozio online per aziende e il programma di fatturazione.

Il servizio tiene una memoria temporanea delle risposte, per non interrogare la fonte dieci volte per lo stesso codice nello stesso giorno, e rispetta i limiti di utilizzo di ciascuna fonte. In un negozio WooCommerce per aziende, l’acquirente scrive il proprio codice fiscale e i dati di fatturazione si compilano da soli.

Questa è la descrizione di un progetto tipo: mostra come affrontiamo di solito un lavoro di questo genere e non presenta un progetto realizzato per un cliente specifico. Ogni progetto reale parte dalla situazione della tua azienda; fasi, tempi e prezzo si definiscono dopo il primo colloquio.