Sotto l’etichetta «archivio digitale documenti» si vendono cose molto diverse: da uno spazio di storage con cartelle fino a servizi di archiviazione con un regime giuridico proprio. Qui parliamo di ciò che serve a un’azienda nel lavoro di tutti i giorni: un unico posto in cui chi ne ha diritto trova in fretta fatture, contratti e fascicoli del personale.
Una cosa la lasciamo fuori di proposito. Per quanto tempo si conserva ogni tipo di documento e a quali condizioni la versione elettronica può sostituire la carta sono questioni da chiarire con il commercialista e con un legale. Noi costruiamo l’archivio in modo che possa rispettare le regole ricevute da loro.
Cartelle sul server, email e raccoglitori: da dove si parte
Quasi ogni azienda ha già un archivio in formato elettronico, solo che è sparso. I contratti stanno nella casella email di chi li ha negoziati, le fatture scansionate in una cartella condivisa con nomi del tipo «scan finale nuovo», i fogli paga su un computer dell’ufficio risorse umane, e gli originali nei raccoglitori.
I guai arrivano quando un collega se ne va, durante un controllo o in una controversia con un partner, quando bisogna trovare in fretta un certo documento e la sua versione firmata. Se ne aggiunge uno più discreto: nella cartella condivisa chiunque può aprire, spostare o cancellare qualsiasi cosa, senza lasciare traccia.
Archivio digitale documenti: che cosa succede a un documento dal momento in cui entra
I documenti entrano per più vie: scansionati, caricati a mano, inviati a un indirizzo email dedicato o acquisiti in automatico da altri programmi. All’ingresso ciascuno riceve una scheda con i dati identificativi, chiamati metadati: tipo, partner, numero, data, periodo, reparto.
Per le scansioni usiamo il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), la tecnologia che trasforma l’immagine di una pagina in testo. Il testo entra in un indice, così puoi cercare una parola all’interno di un contratto, non solo il suo titolo. L’OCR ha dei limiti: la scrittura a mano e le copie sbiadite si leggono male, quindi i dati importanti li verifica una persona.
- Classificazione: tipi di documento definiti da te, ciascuno con i suoi campi obbligatori.
- Ricerca: per contenuto, per qualsiasi campo o in combinazione.
- Collegamenti: la fattura collegata al contratto, alla bolla di consegna e alla prova del pagamento.
- Versioni: un documento non si sovrascrive; ogni modifica conserva la versione precedente.
- Termini di conservazione: una data di revisione per ogni tipo, compilata secondo le regole ricevute dagli specialisti.
Chi vede i fogli paga e chi ha aperto il contratto
I diritti si assegnano per ruoli, non persona per persona: contabilità, vendite, risorse umane, direzione. Ogni ruolo vede certi tipi di documenti e può farci certe cose. I documenti con dati personali richiedono regole più rigide, che stabilisci con il responsabile della protezione dei dati.
Il registro annota ogni azione: chi ha caricato, chi ha aperto, chi ha scaricato, chi ha cambiato i diritti. Le sue registrazioni non possono essere modificate dall’interno dell’applicazione. All’ingresso calcoliamo per ogni file un checksum, una specie di impronta del contenuto, con cui in seguito si può verificare se il file è cambiato. È una verifica tecnica; quale peso abbia come prova è un tema da discutere con un legale.
Dove stanno i file e che cosa succede se il server cede
I file vengono tenuti in uno storage a oggetti, compatibile con l’interfaccia S3 (un modo diffuso di conservare file numerosi e pesanti, offerto da molti fornitori di hosting), mentre le schede e l’indice stanno in un database. Il luogo fisico dei dati lo scegliamo insieme: un data center in Romania, nell’Unione Europea oppure un server nella tua sede.
I backup vengono eseguiti in automatico, in un luogo diverso dall’archivio vero e proprio, e sono cifrati. Un backup da cui non si è mai tentato un ripristino è solo una speranza, per questo il ripristino di prova rientra nella routine di manutenzione.
L’ordine delle cose: prima lo schema di classificazione, poi lo scanner
L’errore più frequente è cominciare scansionando tutto. Il risultato è lo stesso caos, spostato su un altro disco. Partiamo dall’elenco dei tipi di documento e dai campi di ciascuno, poi passiamo ai diritti, e solo dopo carichiamo.
Se hai già una suite per l’ufficio con uno spazio di archiviazione condiviso e le tue esigenze si fermano a cartelle ordinate e diritti semplici, una sua configurazione attenta può bastare. Lo sviluppo su misura conviene quando l’archivio va collegato ai programmi dell’azienda o quando le regole di accesso sono più fini di quanto consenta un prodotto generico.
- L’inventario: quali documenti hai, dove stanno adesso, chi li usa.
- Lo schema di classificazione: tipi, campi obbligatori, regole di denominazione.
- Il caricamento corrente: i documenti nuovi entrano nell’archivio dal primo giorno.
- Lo storico: i documenti vecchi si portano dentro per gradi, a partire da quelli cercati spesso.
Domande frequenti
Posso buttare la carta dopo averla scansionata?
Non è una risposta che spetti a un fornitore di software. Dipende dal tipo di documento e dalle condizioni a cui la legge riconosce la versione elettronica, aspetti che ti confermano il commercialista e un legale.
Quanto tempo ci vuole per portare i documenti vecchi nell’archivio?
Dipende dal volume, dallo stato delle carte e da quanti dati vuoi compilare per ogni documento. Per questo consigliamo di portare dentro lo storico a tappe, cominciando da ciò che si cerca spesso.
Che cosa succede ai documenti se rinuncio all’applicazione?
I file restano nel loro formato originale, e le schede si possono esportare in un formato aperto, facile da leggere per un altro programma. L’esportazione la costruiamo fin dall’inizio, non su richiesta.
Questa è la descrizione di un progetto tipo: mostra come affrontiamo di solito un lavoro di questo genere e non presenta un progetto realizzato per un cliente specifico. Ogni progetto reale parte dalla situazione della tua azienda; fasi, tempi e prezzo si definiscono dopo il primo colloquio.