Sub eticheta „arhivă electronică documente” se vând lucruri foarte diferite: de la un spațiu de stocare cu foldere până la servicii de arhivare cu regim juridic propriu. Aici vorbim despre ce îi trebuie unei firme zi de zi: un loc unic în care facturile, contractele și dosarele de personal pot fi găsite repede, de către cine are dreptul.
Un lucru îl lăsăm deoparte dinadins. Cât timp se păstrează fiecare tip de document și în ce condiții varianta electronică poate ține locul hârtiei sunt chestiuni pe care le lămurești cu contabilul și cu un jurist. Noi construim arhiva astfel încât să poată respecta regulile primite de la ei.
Foldere pe server, emailuri și bibliorafturi: de unde se pleacă
Aproape orice firmă are deja o arhivă în format electronic, doar că e împrăștiată. Contractele stau în emailul celui care le-a negociat, facturile scanate într-un folder partajat cu nume de genul „scan final nou”, statele de plată pe un calculator de la resurse umane, iar originalele în bibliorafturi.
Necazurile apar la plecarea unui coleg, la un control sau la o dispută cu un partener, când trebuie găsit repede un act anume și varianta lui semnată. Se adaugă unul mai discret: în folderul partajat, oricine poate deschide, muta sau șterge orice, fără nicio urmă.
Arhivă electronică documente: ce se întâmplă cu un act din clipa în care intră
Documentele intră pe mai multe căi: scanate, încărcate de mână, trimise la o adresă de email dedicată sau preluate automat din alte programe. La intrare, fiecare primește o fișă cu date de identificare, numite metadate: tip, partener, număr, dată, perioadă, departament.
Pentru scanări folosim recunoașterea optică a caracterelor (OCR), tehnologia care transformă imaginea unei pagini în text. Textul intră într-un index, așa că poți căuta un cuvânt din interiorul unui contract, nu doar titlul lui. OCR-ul are limite: scrisul de mână și copiile șterse se citesc prost, deci datele importante le verifică un om.
- Clasificare: tipuri de document definite de tine, fiecare cu câmpurile lui obligatorii.
- Căutare: după conținut, după oricare câmp sau combinat.
- Legături: factura legată de contract, de aviz și de dovada plății.
- Versiuni: un document nu se suprascrie; fiecare modificare păstrează varianta anterioară.
- Termene de păstrare: o dată de revizuire pe fiecare tip, completată după regulile primite de la specialiști.
Cine vede statele de plată și cine a deschis contractul
Drepturile se acordă pe roluri, nu om cu om: contabilitate, vânzări, resurse umane, conducere. Fiecare rol vede anumite tipuri de documente și poate face cu ele anumite lucruri. Documentele cu date personale cer reguli mai stricte, pe care le stabilești cu responsabilul cu protecția datelor.
Jurnalul consemnează fiecare acțiune: cine a încărcat, cine a deschis, cine a descărcat, cine a schimbat drepturile. Înregistrările lui nu pot fi modificate din aplicație. La intrare calculăm pentru fiecare fișier o sumă de control, un fel de amprentă a conținutului, cu care se poate verifica mai târziu dacă fișierul s-a schimbat. Este o verificare tehnică; ce greutate are ca dovadă se discută cu un jurist.
Unde stau fișierele și ce se întâmplă dacă serverul cedează
Fișierele se țin într-un spațiu de stocare de tip obiect, compatibil cu interfața S3 (un mod răspândit de a păstra fișiere multe și mari, oferit de numeroși furnizori de găzduire), iar fișele și indexul într-o bază de date. Locul fizic al datelor îl alegem împreună: un centru de date din țară, din Uniunea Europeană sau un server din sediul tău.
Copiile de siguranță se fac automat, în alt loc decât arhiva propriu-zisă, și sunt criptate. O copie din care nu s-a încercat niciodată o restaurare este doar o speranță, de aceea restaurarea de probă intră în rutina de întreținere.
Ordinea lucrurilor: întâi nomenclatorul, apoi scanerul
Cea mai frecventă greșeală este să începi prin a scana tot. Rezultatul e același haos, mutat pe alt disc. Începem cu lista tipurilor de documente și cu câmpurile fiecăruia, apoi cu drepturile, și abia după aceea încărcăm.
Dacă ai deja un pachet de birou cu spațiu de stocare partajat și nevoile tale se opresc la foldere ordonate și drepturi simple, o configurare atentă a acestuia poate fi de ajuns. Dezvoltarea la comandă merită când arhiva trebuie legată de programele firmei sau când regulile de acces sunt mai fine decât permite un produs general.
- Inventarul: ce documente ai, unde stau acum, cine le folosește.
- Nomenclatorul: tipuri, câmpuri obligatorii, reguli de denumire.
- Încărcarea curentă: documentele noi intră în arhivă din prima zi.
- Istoricul: documentele vechi se aduc treptat, începând cu cele căutate des.
Întrebări frecvente
Pot arunca hârtiile după ce le scanez?
Nu e un răspuns pe care să îl dea un furnizor de software. Depinde de tipul documentului și de condițiile în care legea recunoaște varianta electronică, lucruri pe care le confirmă contabilul și un jurist.
Cât durează aducerea documentelor vechi în arhivă?
Depinde de volum, de starea hârtiilor și de câte date vrei completate pe fiecare document. De aceea recomandăm ca istoricul să fie adus pe etape, începând cu ce se caută des.
Ce se întâmplă cu documentele dacă renunț la aplicație?
Fișierele rămân în formatul lor original, iar fișele se pot exporta într-un format deschis, ușor de citit de alt program. Construim exportul de la început, nu la cerere.
Aceasta este o descriere de proiect-tip: arată cum abordăm de obicei o astfel de lucrare și nu prezintă un proiect făcut pentru un client anume. Fiecare proiect real pornește de la situația firmei tale, iar etapele, termenele și prețul se stabilesc după discuția de început.