În primele zile ale lunii, între firmă și contabilul extern circulă arhive cu PDF-uri, tabele Excel refăcute de trei ori și mesaje de felul „mai lipsește factura de la transport”. Soluția are un nume sec, export date contabilitate, și un rost simplu: scurtează acest schimb la un fișier pe care programul contabilului îl citește direct și la o listă scurtă de lucruri rămase de lămurit.
Partea grea nu e fișierul în sine, ci ce conține. Dacă datele pleacă cu dubluri, cu documente lipsă și cu coduri fiscale greșite, contabilul primește aceleași probleme, doar într-un format mai elegant.
Export date contabilitate: formatul îl dictează programul contabilului
Prima întrebare nu îți e adresată ție, ci contabilului: ce program folosește și ce poate importa. Multe programe de contabilitate acceptă importuri din fișiere cu structură fixă (tabele CSV, XML sau formate proprii), descrise într-o documentație. De acolo aflăm ce coloane sunt obligatorii și cum se identifică partenerii și articolele.
Apoi vine maparea, adică tabelul de corespondență dintre felul în care programul tău numește lucrurile și felul în care le vrea contabilitatea: categoriile de produse față de conturi, cotele de TVA, tipurile de documente, centrele de cost. O completează contabilul și o ajustează când apare ceva nou. Un produs fără corespondență nu pleacă cu o valoare ghicită, ci oprește verificarea.
- Vânzări: facturi emise, stornări, avize, cu linii și cote.
- Achiziții: facturi primite și recepții, legate între ele.
- Încasări și plăți: din bancă și din casă, alocate pe documente.
- Nomenclatoare: parteneri și articole noi sau modificate în perioadă.
Ce se verifică înainte ca fișierul să plece
Verificările sunt reguli simple, rulate pe toată perioada, fiecare cu un rezultat pe care îl înțelege și cine nu e programator. Unele opresc exportul, altele doar avertizează; care e care hotărăște contabilul.
Fiecare problemă găsită are o legătură directă spre documentul în cauză, ca omul care l-a introdus să îl poată corecta repede. După corecturi, verificarea se reia.
- Documente lipsă: salturi în numerotarea facturilor, recepții fără factură, facturi fără recepție.
- Dubluri: același furnizor și același număr de document introduse de două ori.
- Coduri fiscale: cod lipsă sau cod care nu trece de validarea cifrei de control.
- Totaluri: suma liniilor diferită de totalul documentului, TVA care nu corespunde cotei.
- Încasări nealocate: sume intrate în bancă și nelegate de nicio factură.
Lista de închidere de lună, pas cu pas
Închiderea nu e un moment, e un șir de pași făcuți de oameni diferiți. Îi punem într-o listă care se reface automat în fiecare lună, cu responsabil și stare pe fiecare rând. Să zicem că ai un depozit, un magazin online și doi agenți: gestionarul confirmă recepțiile, vânzările confirmă că toate livrările sunt facturate, agenții își predau deconturile.
O parte din pași se bifează singuri, pe baza datelor: extrasele bancare sunt importate până la ultima zi, verificările nu mai au erori. Pe ceilalți îi confirmă un om. Când lista e completă, fișierul se generează și se trimite contabilului.
După predare, perioada se închide în programul tău: documentele ei nu mai pot fi modificate fără o redeschidere explicită, consemnată. Altfel datele tale și ale contabilului ajung să nu mai coincidă.
Ce rămâne în sarcina contabilului
Exportul nu face contabilitate. Înregistrările, închiderile și declarațiile, inclusiv fișierul SAF-T, le pregătește contabilul, în programul lui. Cine le depune și cine răspunde de ele ține de înțelegerea voastră și de regulile profesiei, nu de software. Rolul nostru se oprește la date complete, coerente și în forma pe care o poate prelua fără retastare.
Se întâmplă ca raportările să ceară informații pe care programul tău nu le ține deloc sau le ține amestecat, de pildă un cod standard pentru unitatea de măsură. Contabilul îți spune ce îi lipsește; noi adăugăm câmpurile și le facem obligatorii la introducere.
Dacă programul tău de facturare și cel al contabilului sunt produse cunoscute, verifică întâi dacă nu există deja o legătură între ele, oferită de unul dintre producători.
De la primul fișier de probă la o rutină lunară
Lucrăm pe o lună deja închisă, pentru care contabilul are rezultatele lui. Generăm fișierul, el îl importă într-o copie de test a programului său și comparăm totalurile: vânzări, achiziții, TVA, solduri de parteneri. Diferențele arată fie o regulă de mapare greșită, fie o problemă veche în date.
Exportul îl scriem de obicei ca modul al programului existent sau ca serviciu separat, în Laravel ori în Python, care citește baza de date a programului tău fără să o modifice. Dacă ambele programe au API (o cale prin care își trimit date direct), informațiile pot curge și fără fișiere. Păstrăm fiecare fișier trimis, cu data și cu rezultatul verificărilor.
Întrebări frecvente
Merge cu orice program de contabilitate?
Cu orice program care poate importa date dintr-un fișier sau printr-o interfață de programare, lucru pe care îl aflăm din documentația lui și de la contabil. Dacă programul nu importă nimic, exportul rămâne util ca raport ordonat, dar retastarea nu dispare.
Trebuie să schimb programul în care facturez?
De obicei nu. Exportul se construiește peste programul pe care îl ai, cu condiția să putem ajunge la datele lui, prin baza de date, prin API sau prin rapoartele pe care le produce.
Cât de des se poate face exportul?
Lunar, săptămânal sau zilnic, după cum lucrează contabilul. Un ritm mai des scoate problemele la iveală cât sunt proaspete și ușurează închiderea.
Aceasta este o descriere de proiect-tip: arată cum abordăm de obicei o astfel de lucrare și nu prezintă un proiect făcut pentru un client anume. Fiecare proiect real pornește de la situația firmei tale, iar etapele, termenele și prețul se stabilesc după discuția de început.