Dimineața, cineva deschide extrasul de cont într-o fereastră și lista de facturi în alta și începe să bifeze. La zece încasări pe zi merge. La câteva sute, cu firme care plătesc trei facturi într-un singur transfer și scriu la detalii „marfă”, devine muncă de detectiv. O reconciliere bancară automată potrivește singură ce e limpede și îți pune deoparte ce nu e.
Câștigul nu stă doar în ore. Când încasările se înregistrează în aceeași zi, știi cine a plătit înainte să suni după bani, nu ții comenzi blocate degeaba și ai o listă de facturi neîncasate în care poți avea încredere.
Cum ajunge extrasul de cont în program
Există două căi și de multe ori le folosim pe amândouă. Prima: fișierele exportate din internet banking. Unele formate sunt gândite pentru a fi citite de programe (MT940 și CAMT.053 sunt standarde bancare pentru extrase), altele sunt simple tabele CSV. Scriem câte un cititor pentru fiecare bancă și format, fiindcă aceeași informație stă în alt loc de la o bancă la alta.
A doua cale este legătura directă: interfețe oferite de bancă sau open banking (accesul la datele contului, cu acordul tău, printr-un furnizor autorizat). Ce e disponibil depinde de banca ta și de tipul de cont, așa că verificăm la început, nu promitem dinainte. Oricum ar intra, fiecare tranzacție se salvează o singură dată, chiar dacă cineva încarcă același extras de două ori.
Regulile după care o încasare își găsește factura
Potrivirea se face în trepte, de la cea mai sigură la cea mai nesigură. Fiecare treaptă are un nivel de încredere, iar tu hotărăști de la ce nivel în sus sistemul are voie să înregistreze singur.
Sistemul învață din confirmări într-un sens simplu și verificabil: dacă ai legat o dată un IBAN de un cumpărător, data viitoare îl recunoaște. Nu folosim modele care ghicesc fără să poată explica de ce.
- Număr de factură în detalii și sumă identică: potrivire sigură, înregistrată automat.
- IBAN cunoscut și o singură factură deschisă cu acea sumă: aproape sigură.
- Nume asemănător cu cel din fișă, sumă identică: sugestie de confirmat.
- Sumă egală cu totalul mai multor facturi ale aceleiași firme: propunere de plată grupată.
- Sumă mai mică decât factura: propunere de plată parțială, cu restul rămas deschis.
- Nimic din cele de mai sus: încasare neidentificată, trimisă la om.
Unde se oprește o reconciliere bancară automată
Niciun sistem cinstit nu potrivește tot. Rămân mereu încasări de la persoane care plătesc în numele altei firme, transferuri cu detalii goale, plăți din care cumpărătorul și-a scăzut singur un retur. Acestea ajung într-un ecran de lucru în care operatorul vede tranzacția, facturile candidate și motivul pentru care programul nu a decis.
Ia un exemplu: o firmă îți virează o sumă care nu corespunde niciunei combinații de facturi. Operatorul o poate împărți pe mai multe facturi, o poate lăsa ca avans sau o poate marca pentru lămurire. Decizia rămâne scrisă, cu numele lui, și poate fi anulată.
Comisioanele, dobânzile și transferurile între conturile proprii se recunosc după tipar și se scot din calea operatorului. Cum se înregistrează în contabilitate stabilește contabilul; sistemul doar le etichetează.
Raportul de facturi neîncasate și ce mai iese din aceleași date
Odată ce încasările sunt legate de facturi, lista de neîncasate se calculează singură și e la zi. De aici pot porni remindere de plată, cu textul și ritmul alese de tine, sau o regulă internă care oprește livrările peste o limită stabilită de firmă.
Rezultatul merge și spre contabilitate, ca fișier de import sau prin API (o legătură directă între programe), astfel încât contabilul să nu mai introducă extrasul rând cu rând.
- Sold pe fiecare firmă, cu facturile deschise și vechimea lor.
- Încasări neidentificate și avansuri nealocate, cu vechimea lor.
- Ponderea potrivirilor automate, urmărită în timp, ca semn că regulile sunt bune.
Proba pe extrase reale și construcția propriu-zisă
Pornim de la extrase reale din ultimele luni și de la facturile din aceeași perioadă. Le trecem prin reguli și numărăm: câte se potrivesc sigur, câte cu sugestie, câte deloc. Abia după această probă știm cât poate prelua automatizarea în cazul tău.
Construim de obicei în Python, cu o bază de date PostgreSQL (un sistem relațional, potrivit pentru tranzacții care nu au voie să se piardă), ca aplicație separată legată de programul tău de facturare. O perioadă, sistemul rulează alături de metoda veche. Un sfat care ajută mai mult decât orice algoritm: trece pe facturi o referință de plată clară.
Întrebări frecvente
Funcționează cu orice bancă?
Cu orice bancă din care poți exporta extrasul într-un format pe care un program îl poate citi. Se verifică ușor: ne trimiți un extras de probă. Legătura directă, fără fișiere, depinde de ce oferă banca respectivă.
Câte încasări se vor potrivi fără intervenția cuiva?
Nu putem spune înainte de a rula regulile pe datele tale. Firmele care trec numărul facturii se potrivesc ușor, persoanele fizice și plățile grupate mai greu.
Poate sistemul să facă și plăți către furnizori?
Reconcilierea citește contul, nu dispune de bani. Se pot pregăti fișiere de plăți multiple pe care le încarci și le autorizezi tu în internet banking, dacă banca acceptă astfel de fișiere.
Aceasta este o descriere de proiect-tip: arată cum abordăm de obicei o astfel de lucrare și nu prezintă un proiect făcut pentru un client anume. Fiecare proiect real pornește de la situația firmei tale, iar etapele, termenele și prețul se stabilesc după discuția de început.