La mattina qualcuno apre l’estratto conto in una finestra e l’elenco delle fatture in un’altra e comincia a spuntare. Con dieci incassi al giorno funziona. Con qualche centinaio, e con aziende che pagano tre fatture in un unico bonifico e nella causale scrivono «merce», diventa un lavoro da detective. Una riconciliazione bancaria automatica abbina da sola ciò che è chiaro e ti mette da parte ciò che non lo è.
Il guadagno non si misura solo in ore. Quando gli incassi vengono registrati in giornata, sai chi ha pagato prima di telefonare per sollecitare, non tieni ordini bloccati inutilmente e hai un elenco di fatture non incassate di cui ti puoi fidare.
Come arriva l’estratto conto nel programma
Le strade sono due e spesso le usiamo entrambe. La prima: i file esportati dall’internet banking. Alcuni formati sono pensati per essere letti dai programmi (MT940 e CAMT.053 sono standard bancari per gli estratti conto), altri sono semplici tabelle CSV. Scriviamo un lettore per ogni banca e per ogni formato, perché la stessa informazione si trova in un punto diverso da una banca all’altra.
La seconda strada è il collegamento diretto: interfacce offerte dalla banca oppure open banking (l’accesso ai dati del conto, con il tuo consenso, tramite un fornitore autorizzato). Che cosa sia disponibile dipende dalla tua banca e dal tipo di conto, perciò lo verifichiamo all’inizio, senza promettere nulla in anticipo. In qualunque modo entri, ogni movimento viene salvato una sola volta, anche se qualcuno carica due volte lo stesso estratto.
Le regole con cui un incasso trova la sua fattura
L’abbinamento procede per gradini, dal più sicuro al più incerto. Ogni gradino ha un livello di affidabilità, e sei tu a decidere da quale livello in su il sistema può registrare da solo.
Il sistema impara dalle conferme in un senso semplice e verificabile: se una volta hai collegato un IBAN a un cliente, la volta successiva lo riconosce. Non usiamo modelli che tirano a indovinare senza saper spiegare perché.
- Numero di fattura nella causale e importo identico: abbinamento certo, registrato in automatico.
- IBAN noto e una sola fattura aperta con quell’importo: quasi certo.
- Nome simile a quello in anagrafica, importo identico: suggerimento da confermare.
- Importo pari al totale di più fatture della stessa azienda: proposta di pagamento cumulativo.
- Importo inferiore alla fattura: proposta di pagamento parziale, con il residuo che resta aperto.
- Nessuno dei casi precedenti: incasso non identificato, inviato a una persona.
Dove si ferma una riconciliazione bancaria automatica
Nessun sistema onesto abbina tutto. Restano sempre incassi da persone che pagano per conto di un’altra azienda, bonifici con la causale vuota, pagamenti da cui il cliente ha scalato di sua iniziativa un reso. Questi finiscono in una schermata di lavoro in cui l’operatore vede il movimento, le fatture candidate e il motivo per cui il programma non ha deciso.
Facciamo un esempio: un’azienda ti versa un importo che non corrisponde a nessuna combinazione di fatture. L’operatore può ripartirlo su più fatture, lasciarlo come acconto oppure segnarlo come da chiarire. La decisione resta scritta, con il suo nome, e può essere annullata.
Commissioni, interessi e trasferimenti tra i propri conti vengono riconosciuti in base a schemi ricorrenti e tolti dalla coda dell’operatore. Come registrarli in contabilità lo stabilisce il commercialista; il sistema si limita a etichettarli.
Il report delle fatture non incassate e che altro si ricava dagli stessi dati
Una volta collegati gli incassi alle fatture, l’elenco delle fatture non incassate si calcola da solo ed è aggiornato. Da qui possono partire solleciti di pagamento, con testo e cadenza scelti da te, oppure una regola interna che ferma le consegne oltre un limite fissato dall’azienda.
Il risultato va anche verso la contabilità, come file di importazione o tramite API (un collegamento diretto tra programmi), così il commercialista non deve più inserire l’estratto conto riga per riga.
- Saldo per ogni azienda, con le fatture aperte e la loro anzianità.
- Incassi non identificati e acconti non allocati, con la loro anzianità.
- Quota di abbinamenti automatici, seguita nel tempo, come segno che le regole funzionano.
La prova su estratti conto reali e la costruzione vera e propria
Partiamo dagli estratti conto reali degli ultimi mesi e dalle fatture dello stesso periodo. Li facciamo passare dalle regole e contiamo: quanti incassi si abbinano con certezza, quanti con un suggerimento, quanti per niente. Solo dopo questa prova sappiamo quanto lavoro può assorbire l’automazione nel tuo caso.
Di solito costruiamo in Python, con un database PostgreSQL (un sistema relazionale, adatto a transazioni che non possono andare perse), come applicazione separata collegata al tuo programma di fatturazione. Per un certo periodo il sistema gira in parallelo al vecchio metodo. Un consiglio che aiuta più di qualsiasi algoritmo: riporta sulle fatture un riferimento di pagamento chiaro.
Domande frequenti
Funziona con qualsiasi banca?
Con qualsiasi banca da cui puoi esportare l’estratto conto in un formato leggibile da un programma. È facile verificarlo: ci mandi un estratto di prova. Il collegamento diretto, senza file, dipende da ciò che offre la banca in questione.
Quanti incassi si abbineranno senza l’intervento di nessuno?
Non possiamo dirlo prima di aver fatto girare le regole sui tuoi dati. Le aziende che indicano il numero della fattura si abbinano facilmente, i privati e i pagamenti cumulativi con più difficoltà.
Il sistema può anche effettuare pagamenti ai fornitori?
La riconciliazione legge il conto, non dispone del denaro. Si possono preparare file di pagamenti multipli che carichi e autorizzi tu nell’internet banking, se la banca accetta file di questo tipo.
Questa è la descrizione di un progetto tipo: mostra come affrontiamo di solito un lavoro di questo genere e non presenta un progetto realizzato per un cliente specifico. Ogni progetto reale parte dalla situazione della tua azienda; fasi, tempi e prezzo si definiscono dopo il primo colloquio.