Un distribuitor vinde aceleași produse către magazine, firme de construcții sau restaurante, dar aproape fiecăruia la alt preț și în alte condiții. Un portal B2B de comenzi le dă acestor cumpărători un cont în care văd exact oferta lor și își trimit singuri comenzile, la orice oră, fără să aștepte agentul sau biroul de vânzări.
Toată valoarea stă în legătura cu programul de gestiune (ERP), unde se află deja prețurile, stocul și soldurile. Un portal care arată alte cifre decât ERP-ul produce mai multă muncă decât telefonul pe care îl înlocuiește.
Unde se pierde timpul când comenzile vin pe telefon și pe email
Comanda sosește ca mesaj, ca poză cu o listă scrisă de mână sau ca tabel atașat. Cineva de la birou o retastează în ERP, caută codurile, verifică stocul și sună înapoi dacă lipsește ceva. Fiecare retastare e o ocazie de greșeală.
Agenții ajung operatori de preluare în loc să vândă. Cumpărătorul, la rândul lui, nu își cunoaște soldul și află că a depășit limita de credit abia când comanda e blocată.
Portal B2B comenzi: ce vede fiecare client după autentificare
Catalogul nu e public. După autentificare, fiecare firmă vede sortimentul la care are dreptul, cu prețul ei net, calculat după regulile din ERP: listă de prețuri, discount pe grupă de produse, preț negociat pe articol, promoții cu perioadă. Regulile nu se rescriu în portal; se preiau, ca să nu existe două surse.
Cumpărătorul profesionist nu răsfoiește, știe ce vrea. De aceea drumul până la coș e scurt.
- Comandă repetată: orice comandă veche se pune din nou în coș și se ajustează.
- Coș din listă: lipești coduri și cantități, câte un rând pe articol.
- Coș din fișier: încarci un CSV sau un tabel Excel scos din propriul program.
- Stoc și ambalare: disponibilitate afișată, cantități rotunjite la bax sau la palet, acolo unde vinzi așa.
- Credit și sold: limita, soldul curent și facturile scadente, vizibile înainte de trimiterea comenzii.
Legătura cu ERP-ul: ce date circulă și în ce sens
Felul în care ne conectăm depinde de programul tău. Unele ERP-uri au o interfață de programare (API) documentată; altele oferă servicii web, schimb de fișiere la intervale fixe sau acces de citire la baza de date. Prima discuție tehnică o purtăm cu furnizorul ERP-ului sau cu cel care îl administrează.
Regula de bază: ERP-ul rămâne sursa adevărului. Portalul ține o copie de lucru a datelor, ca să răspundă repede, și trimite înapoi un singur lucru: comanda. Portalul îl construim în PHP, cu Laravel, iar sincronizările rulează în fundal, prin cozi de sarcini.
- Din ERP spre portal, rar: produse, coduri, unități, grupe, clienți, condiții comerciale.
- Din ERP spre portal, des: stoc, prețuri, sold, facturi, starea comenzilor.
- Din portal spre ERP, imediat: comanda, cu un identificator unic, ca să nu poată fi înregistrată de două ori.
- Înapoi spre cumpărător: numărul comenzii din ERP, ca dovadă că a fost preluată.
Ce se întâmplă când legătura cu programul de gestiune cade
Cade, mai devreme sau mai târziu: o actualizare a ERP-ului, o pană de internet la sediu, un server repornit. Portalul trebuie să rămână folositor și atunci. Catalogul și prețurile din ultima sincronizare rămân vizibile, cu ora ei afișată, iar stocul e marcat ca orientativ.
Comenzile trimise în acest răstimp nu se pierd. Intră într-o coadă și se retrimit automat până când ERP-ul le primește, iar cumpărătorul vede starea „înregistrată în portal, în curs de preluare”. Administratorul primește o alertă de la prima încercare eșuată. Dacă un preț s-a schimbat între timp, comanda se oprește pentru verificare în loc să fie acceptată cu date vechi.
Conturile agenților și mutarea clienților pe portal
Agentul are un cont din care își vede clienții din portofoliu și poate comanda în numele oricăruia dintre ei, la prețurile acelei firme, de pe telefon, în timpul vizitei. Comanda poartă numele lui, pentru evidența comisioanelor.
Mutarea oamenilor pe portal nu vine de la sine. Ajută ca agenții să facă prima comandă împreună cu cumpărătorul și ca portalul să ofere ceva ce telefonul nu oferă: soldul la zi, facturile de descărcat, istoricul.
- Analiză: regulile de preț, structura catalogului și căile de acces la datele din ERP.
- Citire: catalog, prețuri, stoc și solduri aduse în portal și comparate cu ERP-ul, rând cu rând.
- Scriere: trimiterea comenzilor, încercată pe un mediu de probă al ERP-ului, dacă există.
- Deschidere treptată: întâi câteva firme apropiate, apoi restul, pe grupuri.
Întrebări frecvente
Portalul poate lucra cu orice ERP?
Cu orice program din care datele pot fi citite și în care o comandă poate fi introdusă pe cale automată. Ce anume permite furnizorul ERP-ului aflăm înaintea oricărei estimări.
Stocul afișat este cel real?
Este stocul din ultima sincronizare, a cărei oră se vede pe ecran; rezervarea fermă o face ERP-ul la preluarea comenzii. Poți alege să arăți cantitatea exactă sau doar „în stoc” și „la comandă”.
Când ajunge un magazin online obișnuit?
Când ai un catalog mic și prețuri aproape identice pentru toți cumpărătorii: un magazin cu o extensie pentru vânzare către firme costă de regulă mai puțin și se întreține mai ușor. Portalul la comandă merită când regulile de preț și legătura cu ERP-ul nu încap într-o asemenea extensie.
Aceasta este o descriere de proiect-tip: arată cum abordăm de obicei o astfel de lucrare și nu prezintă un proiect făcut pentru un client anume. Fiecare proiect real pornește de la situația firmei tale, iar etapele, termenele și prețul se stabilesc după discuția de început.