Portale ordini B2B per un distributore, collegato all’ERP

Un distributore vende gli stessi prodotti a negozi, imprese edili o ristoranti, ma quasi a ognuno a un prezzo diverso e a condizioni diverse. Un portale ordini B2B dà a questi acquirenti un account in cui vedono esattamente la loro offerta e inviano gli ordini da soli, a qualsiasi ora, senza aspettare l’agente o l’ufficio vendite.

Tutto il valore sta nel collegamento con il gestionale (ERP), dove si trovano già prezzi, giacenze e saldi. Un portale che mostra cifre diverse da quelle dell’ERP produce più lavoro del telefono che sostituisce.

Dove si perde tempo quando gli ordini arrivano per telefono e via email

L’ordine arriva come messaggio, come foto di un elenco scritto a mano o come foglio di calcolo in allegato. Qualcuno in ufficio lo ricopia a mano nell’ERP, cerca i codici, controlla le giacenze e richiama se manca qualcosa. Ogni ricopiatura è un’occasione di errore.

Gli agenti finiscono a fare gli addetti all’inserimento ordini invece di vendere. L’acquirente, dal canto suo, non conosce il proprio saldo e scopre di aver superato il limite di credito solo quando l’ordine è bloccato.

Portale ordini B2B: cosa vede ogni cliente dopo l’accesso

Il catalogo non è pubblico. Dopo l’accesso, ogni azienda vede l’assortimento a cui ha diritto, con il proprio prezzo netto, calcolato secondo le regole dell’ERP: listino, sconto per gruppo di prodotti, prezzo concordato sul singolo articolo, promozioni a tempo. Le regole non si riscrivono nel portale; si riprendono da lì, perché non esistano due fonti.

L’acquirente professionale non sfoglia: sa che cosa vuole. Per questo la strada fino al carrello è breve.

• Ordine ripetuto: qualsiasi ordine passato si rimette nel carrello e si ritocca.
• Carrello da elenco: incolli codici e quantità, una riga per articolo.
• Carrello da file: carichi un CSV o un foglio Excel esportato dal tuo programma.
• Giacenze e confezioni: disponibilità visibile, quantità arrotondate al cartone o al pallet, dove vendi così.
• Credito e saldo: il limite, il saldo corrente e le fatture scadute, visibili prima di inviare l’ordine.

Il collegamento con l’ERP: quali dati circolano e in che direzione

Il modo in cui ci colleghiamo dipende dal tuo programma. Alcuni ERP hanno un’interfaccia di programmazione (API) documentata; altri offrono servizi web, scambio di file a intervalli fissi o accesso in sola lettura al database. Il primo confronto tecnico lo facciamo con il fornitore dell’ERP o con chi lo amministra.

La regola di base: l’ERP resta la fonte di verità. Il portale tiene una copia di lavoro dei dati, per rispondere in fretta, e rimanda indietro una cosa sola: l’ordine. Il portale lo costruiamo in PHP, con Laravel, e le sincronizzazioni girano in background, tramite code di lavori.

• Dall’ERP al portale, di rado: prodotti, codici, unità di misura, gruppi, clienti, condizioni commerciali.
• Dall’ERP al portale, spesso: giacenze, prezzi, saldo, fatture, stato degli ordini.
• Dal portale all’ERP, subito: l’ordine, con un identificativo univoco, perché non possa essere registrato due volte.
• Di ritorno all’acquirente: il numero d’ordine dell’ERP, come prova che è stato preso in carico.

Che cosa succede quando il collegamento con il gestionale cade

Cade, prima o poi: un aggiornamento dell’ERP, un guasto alla linea internet in sede, un server riavviato. Il portale deve restare utile anche allora. Il catalogo e i prezzi dell’ultima sincronizzazione restano visibili, con il relativo orario in evidenza, e le giacenze sono indicate come orientative.

Gli ordini inviati in questo intervallo non vanno persi. Entrano in una coda e vengono reinviati in automatico finché l’ERP non li riceve, mentre l’acquirente vede lo stato «registrato nel portale, in attesa di presa in carico». L’amministratore riceve un avviso fin dal primo tentativo fallito. Se nel frattempo un prezzo è cambiato, l’ordine si ferma per una verifica invece di essere accettato con dati vecchi.

Gli account degli agenti e il passaggio dei clienti al portale

L’agente ha un account da cui vede i clienti del proprio portafoglio e può ordinare a nome di ciascuno di loro, ai prezzi di quell’azienda, dal telefono, durante la visita. L’ordine porta il suo nome, per il conteggio delle provvigioni.

Il passaggio delle persone al portale non avviene da sé. Aiuta che gli agenti facciano il primo ordine insieme all’acquirente e che il portale offra qualcosa che il telefono non offre: il saldo aggiornato, le fatture da scaricare, lo storico.

• Analisi: le regole di prezzo, la struttura del catalogo e le vie di accesso ai dati dell’ERP.
• Lettura: catalogo, prezzi, giacenze e saldi portati nel portale e confrontati con l’ERP, riga per riga.
• Scrittura: l’invio degli ordini, provato su un ambiente di test dell’ERP, se esiste.
• Apertura graduale: prima alcune aziende con cui c’è più confidenza, poi le altre, a gruppi.

Questa è la descrizione di un progetto tipo: mostra come affrontiamo di solito un lavoro di questo genere e non presenta un progetto realizzato per un cliente specifico. Ogni progetto reale parte dalla situazione della tua azienda; fasi, tempi e prezzo si definiscono dopo il primo colloquio.