Aplicație pentru închirieri de echipamente și vehicule, de la rezervare la retur

Într-o firmă de închirieri, întrebarea de fiecare zi e aceeași: „e liber utilajul cutare, de joi până marți?”. O aplicație pentru închirieri de echipamente răspunde fără telefoane la depozit, pentru că știe în orice moment unde se află fiecare bucată din parc: la client, pe drum, în revizie sau pe raft.

Același schelet servește și pentru scule și utilaje de construcții, și pentru generatoare, echipamente de evenimente sau o flotă de autoutilitare. Diferă detaliile: la vehicule contează kilometrii și documentele cu scadență, la utilaje orele de funcționare și accesoriile.

Aplicație închirieri echipamente: disponibilitatea, pe bucată și pe cantitate

Există două feluri de a număra. Un excavator, o autoutilitară sau un generator se urmăresc pe bucată, după serie sau număr de înmatriculare. Schela, gardurile mobile sau scaunele de eveniment se urmăresc pe cantitate: ai un total și vrei să știi câte sunt libere într-un interval.

Disponibilitatea în timp real înseamnă că un obiect apare liber doar dacă intervalul cerut nu atinge o altă rezervare, o revizie programată sau timpul de pregătire dintre două închirieri (curățare, verificare, alimentare). Suprapunerea e împiedicată de baza de date însăși, astfel încât doi colegi de la ghișee diferite nu pot promite aceeași mașină.

Rezervarea vine de la birou, de la un agent sau dintr-o pagină publică, sub formă de cerere pe care o confirmi.

Contractul din șablon, garanția și procesul-verbal cu fotografii

Contractul se generează din șablonul tău: aplicația completează datele chiriașului, obiectele, perioada, tariful și garanția și produce un PDF gata de semnat. Textul șablonului vine de la juristul tău; tot cu el stabilești dacă ajunge semnătura pe ecran sau e nevoie de altă formă de semnătură electronică.

Garanția are evidența ei: cât s-a încasat și cum, cât s-a reținut și de ce, când s-a restituit. Unele procesatoare de plăți permit blocarea unei sume pe card fără încasare, pe o durată limitată, adesea mai scurtă decât o închiriere lungă; condițiile se verifică la procesatorul ales. Procesul-verbal de predare-primire se completează de pe telefon, lângă utilaj.

• Starea la predare: listă de verificare pe tipul de obiect, bifată punct cu punct.
• Fotografii: din unghiuri stabilite, cu data și ora atașate, legate de contract.
• Contoare și accesorii: ore de funcționare, kilometri, combustibil, tot ce pleacă împreună cu obiectul.
• Returul: aceeași listă, pusă lângă cea de la predare, ca diferențele să sară în ochi.

Prețul pe perioade: reguli scrise o dată, aplicate la fel tuturor

Tariful de închiriere rareori e o simplă înmulțire. Aplicația calculează din regulile pe care le definești, iar operatorul vede cum s-a ajuns la total și poate interveni doar cu un drept anume, lăsând o notă.

Înainte de dezvoltare lămurim definițiile, pentru că de aici pornesc cele mai multe dispute: ce înseamnă o zi (calendaristică sau numărată de la ora predării) și ce se întâmplă la un retur întârziat cu câteva ore.

• Trepte de durată: tarif pe zi, pe săptămână, pe lună, cu trecere automată la treapta mai avantajoasă.
• Calendar: weekend, sărbători, sezon.
• Pe client: liste de preț negociate pentru firmele cu contract-cadru.
• Prelungiri și întârzieri: cum se recalculează când perioada se schimbă pe parcurs.

Revizii, defecte și obiectele scoase temporar din circuit

Fiecare obiect are un plan de întreținere: revizie după un număr de ore de funcționare, după kilometri sau la dată fixă. Contoarele citite la retur alimentează planul, iar aplicația anunță din timp și blochează obiectul în calendar pe durata lucrării. La vehicule se adaugă documentele cu scadență, cum ar fi inspecția tehnică periodică, asigurarea sau rovinieta. Pentru utilajele cu verificări tehnice obligatorii, lista și periodicitatea le confirmi cu responsabilul tehnic.

Un defect constatat la retur deschide o fișă: descriere, poze, dacă se impută chiriașului, cât costă reparația. Până la închiderea fișei, obiectul nu apare ca disponibil.

De la inventarul parcului la prima rezervare trecută prin aplicație

Datele stau în PostgreSQL, o bază de date care are tipuri pentru intervale și poate interzice suprapunerea lor la obiectele urmărite pe bucată (la cele pe cantitate, verificarea se face în tranzacție); aplicația propriu-zisă e scrisă în PHP, cu Laravel.

Partea folosită în curte, la predare, e o interfață web pentru telefon, cu acces la cameră. Facturile se emit în programul tău de facturare, căruia îi trimitem datele; cerințele fiscale le stabilești cu contabilul.

• Inventar: lista obiectelor, pe categorii, cu serii, accesorii și starea actuală, curățată de tine.
• Reguli: tarife, garanții, timp de pregătire, șablon de contract, cine ce are voie.
• Calendar și rezervări: prima parte folosită efectiv, în paralel cu registrul de până acum.
• Documente și predare: contractul, procesul-verbal, fotografiile.
• Întreținere și rapoarte: revizii, defecte, grad de ocupare pe categorie.

Aceasta este o descriere de proiect-tip: arată cum abordăm de obicei o astfel de lucrare și nu prezintă un proiect făcut pentru un client anume. Fiecare proiect real pornește de la situația firmei tale, iar etapele, termenele și prețul se stabilesc după discuția de început.