Într-o firmă cu sute de oameni, procedurile există, dar puțini le găsesc. Stau în PDF-uri pe un server, în intranet, în emailuri vechi. Un asistent AI intern este un program căruia angajatul îi pune întrebarea în cuvintele lui („până când pot depune decontul de deplasare?”) și primește răspunsul scos din documentul în vigoare.
Nu este un coleg atotștiutor. Răspunde doar din ce i s-a dat, arată sursa, ține seama de drepturile de acces ale celui care întreabă și spune deschis când nu găsește nimic.
Procedura există, dar nimeni nu știe unde
Resursele umane, administrativul și suportul IT răspund zilnic la aceleași întrebări: cum se cere concediul, cine aprobă o deplasare, unde e formularul de decont. Răspunsurile sunt scrise undeva, dar e mai simplu să întrebi un coleg decât să cauți.
Problema se adâncește când documentele au mai multe versiuni: angajatul găsește procedura veche și o aplică. În fabrici și în depozite se adaugă o piedică: mulți oameni nu lucrează la birou și au la îndemână doar telefonul.
De la regulament la răspuns: căutare în documente și sursă la vedere
Metoda se numește generare augmentată prin regăsire (RAG, în engleză). Pe românește: asistentul nu răspunde din memorie. Caută întâi în documentele firmei pasajele legate de întrebare și formulează răspunsul numai pe baza lor. Căutarea este semantică, adică găsește pasaje după înțeles, nu doar după cuvinte identice.
Sub fiecare răspuns apare sursa: numele documentului și secțiunea. Dacă pasajele găsite nu răspund la întrebare, asistentul spune că nu a găsit și indică departamentul care se ocupă.
Un model lingvistic poate formula greșit chiar și cu pasajul corect în față, de pildă amestecând două reguli apropiate. Sursa afișată există tocmai ca răspunsul să poată fi verificat. Pentru deciziile cu urmări contează documentul, nu rezumatul lui.
Asistent AI intern cu drepturi de acces: cine ce are voie să afle
Nu toate documentele sunt pentru toată lumea. Asistentul preia drepturile de acces din sistemele pe care le ai deja: angajatul se autentifică o singură dată, cu contul de firmă, iar căutarea se face numai printre documentele pe care le-ar putea deschide și singur.
Filtrarea se aplică înainte de căutare, nu după. Un pasaj la care omul nu are acces nu ajunge deloc la modelul lingvistic, deci nu are cum să apară într-un răspuns, nici măcar parafrazat. Condiția este ca drepturile din sistemele tale să fie corecte și ținute la zi.
- Autentificare unică: intrarea se face cu contul de firmă, fără parole separate.
- Versiuni: se indexează doar documentul în vigoare; cele retrase ies din căutare.
- Jurnal: ce s-a întrebat și ce surse au fost folosite, în limitele stabilite cu responsabilul cu protecția datelor.
- Canale: chatul intern, intranetul sau telefonul, pentru cei care nu lucrează la birou.
Salariul, concediul medical, conflictul cu șeful: întrebări pentru un om
Asistentul poate explica regula generală: cum se cere un concediu, ce acte se depun, cine aprobă. Nu răspunde despre situația unei persoane: cât are de primit, de ce i s-a respins o cerere. Pentru astfel de întrebări nu are datele și nici nu trebuie să le aibă.
Când recunoaște un subiect personal sau delicat (salarizare, sănătate, o plângere), nu încearcă un răspuns aproximativ. Spune cui trebuie adresată întrebarea. Lista acestor subiecte o scriem cu oamenii de la resurse umane și cu juristul firmei.
De lămurit de la început: cine vede ce au întrebat angajații. Dacă oamenii bănuiesc că întrebările lor sunt citite de șefi, nu vor mai întreba. Regulile de păstrare se stabilesc potrivit GDPR și se comunică deschis.
Ordinea lucrului: întâi documentele, apoi asistentul
Cea mai mare parte a muncii este la documente. Un asistent care citește trei versiuni contradictorii ale aceleiași proceduri va da trei răspunsuri. Primul rezultat este, de multe ori, o listă cu documente depășite sau care se bat cap în cap.
Documentele rămân unde sunt (server de fișiere, intranet, cloud), iar asistentul le reindexează când se schimbă. Modelul lingvistic poate rula la un furnizor care prelucrează datele în Uniunea Europeană sau pe infrastructura firmei, după cât de sensibile sunt documentele.
- Inventar: ce documente există, cine răspunde de fiecare, care este versiunea în vigoare.
- Întrebările reale: strângem ce sunt întrebate departamentele cel mai des și folosim lista ca set de probă.
- Pilot: un singur domeniu și un grup restrâns de angajați, care notează răspunsurile drept corecte sau greșite.
- Întreținere: fiecare document nou sau schimbat are un responsabil care îl publică și în sursa asistentului.
Întrebări frecvente
Ce se întâmplă când asistentul nu găsește răspunsul?
Spune că nu a găsit nimic în documentele la care are acces și indică departamentul care poate ajuta. Întrebările rămase fără răspuns se strâng într-o listă, care arată ce proceduri lipsesc.
Documentele firmei ajung la furnizorul modelului AI?
Pasajele folosite pentru un răspuns sunt trimise modelului lingvistic, așa că alegerea furnizorului contează. Se poate lucra cu servicii care, prin contract, nu folosesc datele pentru antrenare, sau cu un model rulat pe serverele firmei.
Poate răspunde și la telefon, nu doar în scris?
Da, același asistent poate sta în spatele unui număr intern, cu recunoaștere și sinteză vocală. Fiindcă apelantul e mai greu de identificat, accesul telefonic se limitează de obicei la documentele deschise tuturor angajaților.
Aceasta este o descriere de proiect-tip: arată cum abordăm de obicei o astfel de lucrare și nu prezintă un proiect făcut pentru un client anume. Fiecare proiect real pornește de la situația firmei tale, iar etapele, termenele și prețul se stabilesc după discuția de început.