Negozio online B2B per la vendita all’ingrosso, costruito su WooCommerce

Un negozio online B2B non vende a chiunque entri nel sito. Vende ad aziende che conosci, a prezzi concordati, a cartoni e a pallet, con fattura e, per alcune di loro, con pagamento dilazionato. L’acquirente non va convinto del prodotto: lo conosce, lo ordina ogni settimana e vuole finire in fretta.

Un grossista piccolo o medio riceve di norma gli ordini per telefono, email e messaggi, sulla base di listini inviati come file Excel. Gli agenti ricopiano gli ordini nel software di fatturazione, e il listino diventa vecchio al primo aumento di prezzo.

Dove si ferma WooCommerce e dove comincia un portale

WooCommerce, il negozio che si installa su WordPress, è una buona scelta per un grossista con alcuni gruppi di clienti, un catalogo nell’ordine delle centinaia o delle migliaia di prodotti e regole di prezzo che si possono descrivere in modo semplice. Di norma costa meno di un portale scritto da zero.

Non è la scelta giusta quando i prezzi, le giacenze su più magazzini, i limiti di fido e i contratti di ogni cliente vivono in un grande ERP (il gestionale dell’intera azienda) e vanno rispecchiati istante per istante. Lì serve un portale costruito intorno all’ERP, con un altro budget.

Account approvati a mano, prezzi visibili solo dopo l’accesso

Il visitatore non autenticato vede il catalogo senza prezzi oppure non vede nulla, a tua scelta. Per comprare richiede un account e inserisce i dati dell’azienda; ragione sociale e indirizzo possono essere recuperati in automatico a partire dal codice fiscale, dal servizio pubblico dell’ANAF (l’agenzia fiscale romena). L’account resta in attesa finché qualcuno della tua squadra non lo approva e lo assegna a un gruppo di clienti.

L’approvazione manuale è il tuo filtro: lasci fuori i privati, i concorrenti curiosi e le aziende al di fuori della zona in cui consegni. Dopo l’approvazione, il cliente vede i prezzi del suo gruppo, mostrati IVA esclusa, con l’imposta calcolata a parte nel carrello.

Listini per gruppo, quantità minime e multipli di cartone

Al posto di un prezzo unico, ogni prodotto ne ha uno per ciascun gruppo di clienti: per esempio piccoli negozi, rivenditori, distributori. La regola può essere uno sconto rispetto al listino base oppure prezzi fissi caricati da un file, che esporti dal tuo programma e carichi quando il listino cambia.

Le quantità seguono l’imballo reale. Se un prodotto si vende solo a cartone, il campo quantità sale di cartone in cartone e non accetta valori intermedi.

• Scaglioni di quantità: prezzo migliore a partire da un certo numero di cartoni.
• Multipli di imballo: pezzo, cartone, pallet, con la conversione mostrata accanto al campo quantità.
• Valore minimo dell’ordine: per gruppo di clienti o per zona di consegna, segnalato nel carrello.
• Prodotti riservati: articoli visibili solo a determinati gruppi.

Negozio online B2B con ordine rapido da tabella e pagamento dilazionato

Il cliente che sa che cosa vuole non apre le pagine dei prodotti. Il modulo di ordine rapido è una tabella con tutto il catalogo o con i prodotti acquistati di solito: codice, nome, prezzo, disponibilità e un campo quantità su ogni riga. Si compilano le quantità, si clicca una volta sola e l’intera tabella finisce nel carrello.

Il pagamento dilazionato compare come metodo di pagamento solo per i clienti che approvi tu. L’ordine entra senza incasso, con la scadenza indicata. Il negozio può rifiutare il metodo quando il valore degli ordini non pagati supera un tetto, ma il saldo vero resta quello del programma di contabilità.

• Caricamento da file: un elenco di codici e quantità, incollato o importato.
• Ripetizione di un vecchio ordine e liste salvate (l’ordine del lunedì, l’ordine stagionale).
• Documenti nell’account: ordini, fatture proforma e fatture da scaricare.

La fatturazione, le giacenze e l’ordine in cui si costruisce

Le fatture tra aziende in Romania passano per e-Factura (il sistema nazionale romeno di fatturazione elettronica), e l’invio lo fa il tuo software di fatturazione, non il negozio. Il nostro compito è far sì che i dati dell’ordine (azienda, codice fiscale, prodotti, aliquote IVA) arrivino corretti in quel programma, tramite il suo plugin per WooCommerce o tramite la sua API, se ne ha una. I dettagli fiscali li conferma il commercialista. Le giacenze fanno il percorso inverso.

Il lavoro comincia dal listino e dalle regole non scritte: chi riceve quale sconto, che cosa si vende solo a pallet, chi ha il pagamento dilazionato. Seguono la struttura del catalogo, gli account e i gruppi, l’ordine rapido e il collegamento con la fatturazione. Prima di invitare tutti, facciamo un periodo di prova con alcuni clienti storici, che ordinano in parallelo anche per la via abituale.

Se il negozio fa il suo lavoro si vede facilmente: quale parte degli ordini passa da lì e quanto tempo gli agenti dedicano ancora a ricopiare ordini. Alcuni clienti continueranno a telefonare, e l’agente può inserire l’ordine a loro nome.

Questa è la descrizione di un progetto tipo: mostra come affrontiamo di solito un lavoro di questo genere e non presenta un progetto realizzato per un cliente specifico. Ogni progetto reale parte dalla situazione della tua azienda; fasi, tempi e prezzo si definiscono dopo il primo colloquio.