Un’applicazione per gestire le commesse in un laboratorio di produzione

In un laboratorio che produce su commessa (mobili, carpenteria metallica, falegnameria, stampa, tappezzeria) nessun lavoro è identico a un altro. Chi cerca un «software gestione commesse» ha di solito lo stesso problema: le informazioni su ogni lavoro sono sparse tra un foglio di calcolo, una chat di gruppo, qualche stampa e la memoria del responsabile di produzione.

L’applicazione descritta qui tiene in un unico posto tutto il percorso della commessa e lo mostra a ciascuno sul proprio schermo. Non è un programma di contabilità e nemmeno un grande sistema di pianificazione della produzione. Risponde in fretta alla domanda «a che punto è la tal commessa e che cosa la tiene ferma?».

Che cosa si perde tra il foglio di calcolo e la chat di gruppo

Il foglio di calcolo funziona finché lo compila una persona sola. Quando lo aprono in tre, compaiono versioni diverse, righe colorate secondo regole note solo all’autore e celle sovrascritte. La chat di gruppo è ancora più scivolosa: la modifica chiesta dal cliente giovedì sera sta tra la foto di un pannello appena tagliato e una domanda sulle ferie.

Le conseguenze le conosce qualsiasi laboratorio: si lavora sul disegno vecchio, il materiale si ordina tardi perché nessuno ha dato l’allarme quando mancava, e il cliente che chiede della consegna riceve una risposta approssimativa.

Software gestione commesse: il percorso dalla richiesta alla consegna

Modelliamo l’applicazione sul percorso reale di un lavoro nel tuo laboratorio, con i nomi che usate già. Ogni passaggio ha un responsabile e lascia una traccia.

Lo stato della commessa è visibile a tutti quelli che hanno un account, con permessi diversi: il laboratorio non vede i prezzi, l’ufficio vendite non modifica le fasi.

• Richiesta: i dati del cliente, che cosa vuole, misure, file e foto.
• Preventivo: calcolato da materiali, manodopera e ricarico, generato in PDF, con le versioni conservate a ogni modifica.
• Ordine confermato: il preventivo accettato diventa una commessa, con l’acconto annotato e la data promessa.
• Scheda di lavoro: disegni, quote, materiali e note, stampati con un codice QR o aperti sul tablet.
• Fasi di produzione: per esempio taglio, lavorazione, assemblaggio, finitura, controllo, imballaggio, ciascuna con inizio, fine e addetto.
• Consegna: trasporto o montaggio programmato, foto alla consegna, conferma di ricezione.

La schermata sul tablet, in laboratorio

In reparto nessuno sta con il mouse in mano. La schermata per il laboratorio ha pochi elementi, grandi, facili da toccare: l’elenco dei lavori di oggi per quella postazione, la scheda di lavoro con il disegno ingrandito e pulsanti del tipo «ho iniziato», «ho finito», «ho un problema».

La scansione del codice QR sulla scheda apre direttamente la commessa. Il pulsante del problema chiede un motivo (manca il materiale, disegno poco chiaro, macchina ferma) e avvisa l’ufficio, così il blocco si viene a sapere quando nasce, non alla riunione del lunedì.

Essendo un’applicazione web, si apre nel browser del tablet, senza installazione. Dipende però dalla rete Wi-Fi del capannone, che conviene verificare prima.

Materiali, scadenze interne e storico della commessa

Ogni commessa ha la sua lista di materiali, ripresa dal preventivo. L’applicazione mostra che cosa c’è da ordinare, che cosa è arrivato e quali lavori aspettano un materiale. La contabilità di magazzino resta nel tuo gestionale; duplicarla porta a due verità diverse.

La data promessa al cliente si scompone in scadenze interne, fase per fase. Se il taglio è in ritardo, vedi subito quali commesse slittano. Una vista settimanale mostra quanto è carica ogni postazione, per non promettere una data che il laboratorio non può rispettare.

Lo storico conserva chi ha cambiato una quota, quale versione del disegno è valida e che cosa si è concordato con il cliente. In caso di reclamo, la risposta si trova nella scheda della commessa, non nel telefono di qualcuno.

L’introduzione in laboratorio, senza fermare la produzione

La trappola più comune è l’eccesso: troppi stati e troppi campi obbligatori, che dopo un po’ nessuno compila più. Preferiamo pochi stati, aggiornati sempre.

Sul piano tecnico usiamo Laravel (un framework PHP) e un database relazionale, in cui commesse, fasi e materiali sono collegati tra loro e possono essere interrogati per i report.

• Mappa del flusso: seguiamo alcune commesse reali dall’inizio alla fine, insieme al responsabile di produzione.
• Schermate da provare: quella dell’ufficio e quella del tablet, messe in mano alle persone che le useranno.
• Primo blocco: richiesta, preventivo, commessa e stati, usati sulle commesse nuove.
• Secondo blocco: materiali, scadenze per fase, carico delle postazioni.
• Rodaggio: correggiamo nomi, permessi e report dopo l’uso reale.

Questa è la descrizione di un progetto tipo: mostra come affrontiamo di solito un lavoro di questo genere e non presenta un progetto realizzato per un cliente specifico. Ogni progetto reale parte dalla situazione della tua azienda; fasi, tempi e prezzo si definiscono dopo il primo colloquio.