Integrazione corrieri per negozio online: AWB, tracciamento, contrassegno

Con pochi ordini al giorno, copi l’indirizzo nell’account del corriere e stampi l’etichetta. Con qualche decina, qualcuno non fa altro per tutta la mattina, e gli errori di digitazione tornano indietro sotto forma di pacchi non consegnati. Un modulo di integrazione con i corrieri collega il negozio direttamente ai loro sistemi: la lettera di vettura (AWB) viene generata dall’ordine e lo stato del pacco torna da solo nel negozio.

La parte che vede l’acquirente conta altrettanto: molte telefonate ricevute da un negozio online sono varianti della domanda «dov’è il mio ordine?». Un messaggio inviato al momento giusto risponde prima che la domanda venga fatta.

Che cosa si complica quando lavori con due o tre corrieri

I negozi arrivano presto ad avere più corrieri: uno è migliore per i pacchi piccoli, un altro per la merce pesante, un altro ancora ha i locker. Ognuno ha il proprio account, il proprio formato di etichetta, il proprio elenco di località e il proprio modo di chiamare gli stati di un pacco.

Gli indirizzi sono la fonte abituale dei guai. L’acquirente scrive la località come la conosce lui, mentre il corriere la vuole presa dal proprio elenco; nello stesso distretto possono esistere paesi con lo stesso nome. Se l’abbinamento avviene solo alla generazione dell’AWB, l’errore salta fuori al momento dell’imballaggio, con il pacco in mano.

Poi ci sono i soldi. Con il pagamento in contrassegno il corriere incassa dal destinatario e ti versa le somme raccolte, con una distinta. Senza un registro per singolo pacco, non sai se tutti gli ordini consegnati sono stati anche liquidati.

Dall’ordine al pacco affidato al corriere: che cosa fa l’integrazione

Le regole di scelta ce le dici tu, a parole, e noi le traduciamo in una tabella che puoi modificare senza un programmatore: vince la prima regola che corrisponde, e l’ultima è il corriere predefinito.

Un esempio: un negozio WooCommerce con prodotti che vanno dai piccoli accessori ai pezzi voluminosi, che lavora con tre corrieri. Il percorso di un ordine:

• Validazione dell’indirizzo: già al checkout, località e distretto si scelgono da elenchi e, per la consegna in un locker, l’acquirente sceglie il punto sulla mappa.
• Scelta del corriere: in base al peso reale e a quello volumetrico, alla zona, al contrassegno e all’opzione scelta dall’acquirente.
• Generazione dell’AWB: con un pulsante o in automatico, al cambio di stato dell’ordine; l’etichetta esce nel formato della stampante.
• Tracciamento: lo stato del pacco viene letto periodicamente o ricevuto dal corriere e tradotto in pochi stati propri del negozio.
• Messaggi all’acquirente: email o SMS all’affidamento al corriere, all’uscita in consegna e in caso di consegna non riuscita.

Il registro dei contrassegni e il percorso di un reso

Per ogni pacco in contrassegno teniamo tre informazioni: l’importo da incassare, lo stato della consegna e lo stato della liquidazione. Le distinte del corriere vengono importate e ogni riga viene abbinata all’AWB e all’ordine. Resta un elenco breve: pacchi consegnati ma non liquidati oltre il termine previsto dal contratto.

Il reso ha due parti. La logistica: l’acquirente compila una richiesta, riceve un AWB di reso e il pacco viene tracciato fino al magazzino. La gestione di magazzino: al ricevimento un collega annota lo stato del prodotto, le giacenze vengono aggiornate e il rimborso parte secondo il flusso stabilito con il commercialista.

Il diritto di recesso del consumatore, i termini e chi sostiene le spese di trasporto li verifichi con il legale e con i requisiti dell’ANPC (l’autorità romena per la tutela dei consumatori); noi costruiamo il flusso in base alla politica di reso che adotti.

Integrazione corrieri tramite API o con un plugin esistente

I grandi corrieri attivi in Romania (FAN Courier, Sameday, Cargus, DPD, GLS) offrono API, cioè interfacce con cui un programma richiede la generazione di un AWB o lo stato di un pacco. Per WooCommerce esistono anche plugin dei corrieri o di aggregatori, sufficienti per le esigenze di base. Scriviamo codice su misura quando le tue regole, i magazzini multipli o il collegamento con il gestionale non rientrano in un plugin.

Quando costruiamo il collegamento, lavoriamo sugli account di test dei corrieri, dove esistono, poi con spedizioni reali verso indirizzi propri, tra cui una in contrassegno e un reso.

• Ricognizione: corrieri, contratti, tipi di servizio, magazzini, volume giornaliero.
• Regole: la tabella di scelta e gli stati propri del negozio.
• Elenchi di località: l’abbinamento delle località tra il negozio e ciascun corriere.
• Prova: una giornata di lavoro seguita accanto al team dell’imballaggio.

Errori frequenti nelle notifiche di consegna e nei costi

Troppi messaggi fanno danni quanto troppo pochi. Anche i corrieri inviano SMS, quindi stabiliamo chi comunica che cosa. L’SMS ha un costo per messaggio, perciò lo riserviamo ai momenti che richiedono un’azione; il resto va per email.

Sui costi, la sorpresa classica è il peso volumetrico: il corriere applica la tariffa al valore più alto tra il peso reale e quello calcolato dalle dimensioni. Se per i prodotti non sono state inserite le dimensioni, le regole scelgono male e le spese di spedizione nel carrello non coprono la fattura del corriere.

Per capire se l’integrazione fa il suo lavoro, tieni d’occhio il tempo dall’ordine all’affidamento del pacco, gli AWB corretti a mano, i pacchi tornati indietro e le domande sullo stato dell’ordine.

Questa è la descrizione di un progetto tipo: mostra come affrontiamo di solito un lavoro di questo genere e non presenta un progetto realizzato per un cliente specifico. Ogni progetto reale parte dalla situazione della tua azienda; fasi, tempi e prezzo si definiscono dopo il primo colloquio.